Protokollhistorie

Hier finden Sie alle erstellten Protokolle. Sie können sie suchen, nach verschiedenen Kriterien filtern, als PDF herunterladen und die Liste in einen übersichtlichen Kalender umschalten.

ProtokollhistorieDesktop

Zugriff

Sie öffnen die Protokollhistorie:

durch Klicken auf Protokolle im Seitenmenü
über die Karte Protokolle im Dashboard
auf Mobilgeräten über das Symbol Protokolle in der unteren Navigation

Liste und Kalender

Sie können Protokolle in zwei Ansichten betrachten. Den Umschalter Liste / Kalender finden Sie in der oberen Leiste (auf dem Mobilgerät darunter):

Liste — eine Tabelle (am Computer) oder Karten (auf dem Mobilgerät) mit Suche, Filtern und PDF-Download. Dies ist die Standardansicht, die diese Seite beschreibt.
Kalender — eine Planungsübersicht der Protokolle im Zeitverlauf, geeignet zum Einteilen der Arbeit der Techniker. Einzelheiten finden Sie im Protokollkalender.

Protokolle anzeigen

Tabellenansicht (Desktop)

Auf dem Desktop werden Protokolle in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Protokollnummer	Eindeutige Protokollnummer. In dieser Spalte werden auch die farbige Statuskennzeichnung, die Revisionskennzeichnung (Rev. 1, Rev. 2 …), der Indikator 🕒 Inaktiv und die Bearbeitungssperre angezeigt.
Kunde	Name des Kunden
Einsatzort	Name und Adresse der Betriebsstätte, gegebenenfalls die Kontaktperson
Arbeitsdatum	Datum der ausgeführten Arbeit
Erstellt	Datum und Uhrzeit der Erstellung des Protokolls
Techniker	Name des Technikers
Mängel	Symbole festgestellter Mängel (organisatorisch, baulich, hygienisch)
Tags	Zugewiesene Tags — werden angezeigt, wenn Sie berechtigt sind, Tags zu sehen
Aktionen	PDF herunterladen, PDF-Vorschau und Detail öffnen

Die Spaltenbreite können Sie am Computer durch Ziehen am Rand der Kopfzeile anpassen.

Statuskennzeichnungen

Die farbige Statuskennzeichnung wird in der Spalte Protokollnummer angezeigt:

Status	Farbe	Bedeutung
In Bearbeitung	🔵 blau	Das Protokoll wird erstellt oder bearbeitet
Geplant	🔵 hellblau	Ein Protokoll in Bearbeitung mit einem Arbeitstermin in der Zukunft (im Kalender geplant)
In Prüfung	🟣 violett	Zur Kontrolle an die vorgesetzte Person übergeben
Gesendet	🟢 grün	An den Kunden gesendet (final)
Zurückgegeben	🟠 orange	Ein Protokoll in Bearbeitung, das die vorgesetzte Person zur Korrektur zurückgegeben hat
Storniert	🟠 orange	Das Protokoll wurde storniert

Hinweis: Gesendete Protokolle werden in der Liste ohne farbige Kennzeichnung angezeigt — das ist der standardmäßige finale Status. Die Kennzeichnung weist so nur auf Protokolle hin, die noch Aufmerksamkeit erfordern. Zurückgegeben und Storniert haben eine ähnliche orange Farbe, unterscheiden sich aber durch Name und Symbol.

Mehr über Status und den Lebenszyklus eines Protokolls finden Sie im Protokolldetail.

Zusätzliche Indikatoren am Protokoll

Neben der Statuskennzeichnung können weitere Indikatoren erscheinen:

Indikator	Bedeutung
🕒 Inaktiv	Das Protokoll ist längere Zeit ohne Aktivität. Die Grenze (Anzahl der Tage) legt der Administrator in den Protokolleinstellungen fest. So vergessen Sie keine Protokolle, die sich in Bearbeitung befinden oder zur Prüfung übergeben wurden.
Rev. 1, Rev. 2 …	Revisionsnummer — das Protokoll wurde nach dem Senden erneut geöffnet und bearbeitet
Sie bearbeiten	Sie bearbeiten dieses Protokoll gerade in einem anderen Fenster/auf einem anderen Gerät
Wird bearbeitet	Ein anderer Benutzer bearbeitet dieses Protokoll gerade — warten Sie oder kontaktieren Sie ihn

Die Inaktivitätsgrenzen legt der Administrator in den Protokolleinstellungen fest.

Hinweis: Die Indikatoren Sie bearbeiten und Wird bearbeitet erscheinen nur bei Protokollen, die sich in Bearbeitung befinden oder zur Prüfung übergeben wurden. Gesendete Protokolle werden nicht mehr bearbeitet und haben daher keine Sperren.

Kartenansicht (Mobile)

Auf Mobilgeräten werden Protokolle als Karten mit den wichtigsten Informationen einschließlich der Statuskennzeichnung angezeigt.

Spalten ausblenden

Durch Klicken auf das Symbol Spalten in der Werkzeugleiste können Sie einzelne Tabellenspalten ein- oder ausblenden.

Suche

Geben Sie Text in das Suchfeld in der oberen Leiste ein
Die Ergebnisse werden automatisch gefiltert

Sie können suchen nach:

Protokollnummer
Kundenname
Einsatzort (Adresse)
Name des Technikers

Filter

Die Filtermöglichkeiten unterscheiden sich je nach Gerät.

Am Computer

Am Computer filtern Sie direkt unter der Tabellenkopfzeile:

Textfilter — unter den Spalten Protokollnummer, Kunde, Einsatzort und Techniker.
Datum — durch Klicken auf das Kalendersymbol bei der Spalte Arbeitsdatum oder Erstellt wählen Sie einen Zeitraum (von – bis).
Mängel — die Schaltfläche Filter bei der Spalte Mängel; Sie wählen die Typen (organisatorisch, baulich, hygienisch).
Tags — Auswahl bei der Spalte Tags, wenn Sie berechtigt sind, Tags zu sehen.

Auf dem Mobilgerät

Tippen Sie auf dem Mobilgerät auf die Schaltfläche Filter in der oberen Leiste. Es öffnet sich ein Dialog mit allen Filtern an einem Ort:

Protokollnummer, Kunde, Einsatzort, Techniker
Protokollstatus — In Bearbeitung, In Prüfung, Gesendet, Storniert
Mängeltyp — organisatorisch, baulich, hygienisch
Tags (wenn Sie berechtigt sind)
Arbeitsdatum und Erstellt (Zeitraum von – bis)

Die Anzahl der aktiven Filter wird direkt auf der Schaltfläche Filter angezeigt.

Filter löschen

Wenn mindestens ein Filter aktiv ist, erscheint die Schaltfläche Filter löschen (am Computer) oder Alle löschen (im Dialog auf dem Mobilgerät), die alle Filter auf einmal aufhebt.

Sortierung

Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift ändern Sie die Sortierung:

erster Klick: aufsteigend ↑
zweiter Klick: absteigend ↓

Standardmäßig wird nach dem Erstellungsdatum absteigend sortiert (neueste zuerst).

Filter über die Seitenadresse teilen

Alle Filter, die Suche und die Sortierung werden in der Seitenadresse gespeichert. Das bedeutet:

Sie können einen Link mit angewendeten Filtern teilen
Nach dem Neuladen der Seite bleiben die Filter erhalten
Häufig verwendete Filtereinstellungen können Sie als Lesezeichen speichern

Offline-Protokolle und Entwürfe

In der Liste erscheinen auf der ersten Seite ganz oben auch:

Entwürfe — in Bearbeitung befindliche, zum Fertigstellen gespeicherte Protokolle (Kennzeichnung Entwurf)
Offline-Protokolle — ohne Verbindung erstellte Protokolle, die auf die Synchronisierung warten (Kennzeichnung Wartet auf Synchronisierung, gegebenenfalls Sync fehlgeschlagen)

Diese Einträge sind visuell von den bereits gespeicherten Protokollen abgehoben. Mehr im Offline-Modus.

Protokolldetail

Durch Klicken auf eine Zeile/Karte öffnen Sie das Protokolldetail mit einer vollständigen Übersicht einschließlich der Änderungszeitleiste, der Abschnitte und der Möglichkeit, das PDF herunterzuladen.

PDF-Dokumente

PDF herunterladen und in der Vorschau anzeigen

In der Spalte Aktionen (auf dem Mobilgerät auf der Protokollkarte) haben Sie bei jedem Protokoll mit generiertem PDF zwei Möglichkeiten:

PDF herunterladen (Symbol Pfeil nach unten) — das PDF wird auf Ihr Gerät heruntergeladen
PDF-Vorschau (Augensymbol) — das PDF wird in der Vorschau direkt in der Anwendung geöffnet

Das PDF können Sie auch aus dem Protokolldetail mit der Schaltfläche PDF herunterladen herunterladen.

Was das PDF enthält

Kopfzeile mit Logo und Firmendaten
Kunden- und Adressdaten
Arbeitsdetails (Datum, Uhrzeit, Typ)
Alle Abschnitte entsprechend den Sichtbarkeitseinstellungen
Unterschriften von Kunde und Techniker

Seitennavigation

Bei einer großen Anzahl von Protokollen:

Standardmäßig werden 20 Protokolle pro Seite angezeigt
Sie können die Anzahl auf 10, 50 oder 100 ändern
Verwenden Sie die Schaltflächen « und » zur Navigation zwischen den Seiten
Beim Seitenwechsel scrollt die Liste automatisch an den Anfang

Neues Protokoll erstellen

Aus der Protokollhistorie können Sie ein neues Protokoll erstellen:

durch Klicken auf die Schaltfläche + Neues Protokoll im Seitenkopf
wenn Filter aktiv sind, kehren Sie nach dem Erstellen des Protokolls zur gefilterten Liste zurück

Tipps

Tipp: Verwenden Sie zum schnellen Auffinden eines Protokolls die Protokollnummer — sie ist eindeutig und präzise.

Tipp: Filter bleiben in der URL erhalten, sodass Sie ein Lesezeichen mit häufig verwendeten Filtereinstellungen speichern können.

Tipp: Im Offline-Modus sehen Sie nur Protokolle, die vor der Trennung synchronisiert wurden, sowie lokal gespeicherte Offline-Protokolle und Entwürfe.

Tipp: Verwenden Sie den Mängelfilter, um Protokolle mit Problemen bei Kunden schnell zu finden.