Dokumentenverwaltung
Zentrale Übersicht aller Dokumente. Verwalten Sie SDS zu Materialien, Zertifikate von Technikern, Kundenverträge und Karten von Standorten.
Zugriff
- 🖥️ Desktop: Klicken Sie im linken Bereich auf Dokumente
- 📱 Mobile: Tippen Sie in der unteren Leiste auf Mehr → Dokumente
Dokumente anzeigen
Im oberen Bereich der Seite können Sie zwischen zwei Ansichten wechseln:
| Ansicht | Wann verwenden |
|---|---|
| Tabelle | Wenn Sie viele Dokumente nach Spalten filtern, sortieren oder schnell vergleichen müssen |
| Ordner | Wenn Sie Dokumente natürlich nach Typ, Kunde oder Zeitraum durchsuchen möchten |
Tabellenansicht
Die Tabelle eignet sich zur Verwaltung größerer Dokumentmengen. Sie sehen Name, Typ, Zuordnung, Sichtbarkeit, Gültigkeit und verfügbare Aktionen. Bei Bedarf können Sie sichtbare Spalten anpassen.
Ordneransicht
Ordner gruppieren Dokumente in einer übersichtlichen Struktur:
- Dokumenttyp
- Zugewiesene Entität, zum Beispiel Kunde oder Material
- Zeitraum, falls das Dokument einen hat
- Dateien
Im oberen Bereich der Ordneransicht wird der Pfad zurück angezeigt. Durch Klick auf einen Teil davon kehren Sie zu einer höheren Ebene zurück. Dieselben Filter wie in der Tabelle gelten auch für Ordner.
Wohin ein Dokument gehört (Entität)
Jedes Dokument ist einer Entität zugeordnet:
| Entität | Dokumentbeispiele |
|---|---|
| Material | SDS, Produktzertifikate |
| Kunde | Verträge, Standortkarten |
| Benutzer | Technikerbescheinigungen, Lizenzen |
| Protokoll | Anhänge zum Protokoll |
Dokumenttypen
| Typ | Verwendung |
|---|---|
| SDS | Sicherheitsdatenblätter zu Materialien |
| Zertifikat | Zertifikate der Firma oder Techniker |
| Bescheinigung | Nachweis der fachlichen Befähigung |
| Lizenz | Tätigkeitsberechtigungen |
| Vertrag | Verträge mit Kunden |
| Versicherung | Versicherungsverträge |
| Karte | Lagepläne von Standorten |
| Anhang | Allgemeine Anhänge |
| Sonstige | Andere Dokumente |
Wer ein Dokument sieht
Jedes Dokument hat zwei unabhängige Sichtbarkeitseinstellungen.
Interne Sichtbarkeit
Wer aus Ihrem Team das Dokument sehen kann:
| Einstellung | Sichtbar für |
|---|---|
| Alle | Alle angemeldeten Benutzer |
| Management | Nur Manager und Administratoren |
| Rollen | Nur ausgewählte Rollen (z. B. nur Techniker) |
| Privat | Nur der Hochladende + Administratoren |
Portal-Sichtbarkeit
Unabhängig von der internen Sichtbarkeit - legt fest, ob der Kunde das Dokument im Portal sieht.
| Umschalten auf | Effekt |
|---|---|
| Ein | Der Kunde sieht das Dokument in seinem Portal |
| Aus | Das Dokument bleibt nur intern |
Was sinnvoll für Kunden freigegeben werden kann:
- ✅ SDS zu Materialien
- ✅ Standortkarten
- ✅ Ihre Zertifikate
- ❌ Preisangebote und Verträge
- ❌ Interne Notizen
Zuordnung zu Standorten
Nur für Dokumente, die einem Kunden zugeordnet sind. Sie bestimmen, ob das Dokument für die ganze Firma oder für konkrete Standorte gilt.
| Umfang | Wann verwenden |
|---|---|
| Keine Zuordnung | Vertrag, der für die ganze Firma gilt |
| Ausgewählte Standorte | Karte eines konkreten Standorts |
| Alle Standorte | Arbeitsschutzanweisungen, die überall gelten |
Wo es danach angezeigt wird
| Umfang | Kundendetail | Standortdetail |
|---|---|---|
| Keine Zuordnung | ✅ | ❌ |
| Ausgewählte Standorte | je nach Einstellung | ✅ wenn zugewiesen |
| Alle Standorte | je nach Einstellung | ✅ |
Bei ausgewählten/allen Standorten können Sie Auf Kundenkarte anzeigen aktivieren - das Dokument erscheint dann auch im Kundendetail.
Filtern und Suchen
Sie können Dokumente filtern nach:
- Name - Textsuche
- Entitätstyp - Material, Kunde, Benutzer, Protokoll
- Dokumenttyp - SDS, Zertifikat, Vertrag…
- Sichtbarkeit - alle, Management, Rollen, privat
- Gültigkeit - abgelaufen, läuft bald ab, gültig
Tipp: Durch Klick auf einen Spaltenkopf ändern Sie die Sortierung.
Dokumente hochladen
Direkt von der Dokumentenseite
- Klicken Sie auf Dokument hochladen
- Wählen Sie Entitätstyp und konkrete Entität
- Laden Sie die Datei hoch
- Füllen Sie Name und Dokumenttyp aus
- Legen Sie die Sichtbarkeit fest
- Klicken Sie auf Hochladen
Beim Bearbeiten einer Entität
In Bearbeitungsdialogen für Materialien, Kunden oder Benutzer finden Sie den Tab Dokumente, in dem Sie Dateien direkt hochladen können.
Massenimport aus ZIP
Bei der Migration eines größeren Archivs (Dutzende bis Hunderte Dateien) verwenden Sie den Massenimport aus ZIP. Die Anwendung erkennt Kunde, Dokumenttyp und Zeitraum aus der Ordnerstruktur.
Dokument bearbeiten
Sie können bearbeiten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Angezeigter Name |
| Dokumenttyp | Kategorie (SDS, Zertifikat…) |
| Entität | Wohin das Dokument gehört |
| Sichtbarkeit | Wer es sehen kann |
| Portal-Sichtbarkeit | Ob der Kunde es sieht |
| Gültig von/bis | Gültigkeitsdaten |
| Notizen | Interne Notizen |
| Datei | Möglichkeit, die Datei zu ersetzen |
Ablaufhinweise
Das System überwacht die Gültigkeit von Dokumenten:
| Status | Kennzeichnung |
|---|---|
| Abgelaufen | 🔴 Rotes Label |
| Läuft innerhalb von 30 Tagen ab | 🟠 Oranges Label |
| Gültig | Keine Kennzeichnung |
Tipp: Der Filter Gültigkeit → Läuft bald ab zeigt Dokumente an, die erneuert werden müssen.
Vorschau und Download
- PDF - Vorschau direkt in der Anwendung
- Bilder - Lightbox-Anzeige
- Sonstige - Datei herunterladen
Unterstützte Formate
PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS
Zugehörige Seiten
- Materialien - SDS zu Materialien
- Kundendetail - Kundendokumente
- Dokumente im Portal - Was der Kunde sieht