Massenimport von Dokumenten (ZIP)

Haben Sie jahrelang gesammelte Sicherheitsdatenblätter, Kundenverträge und Standortpläne im Archiv? Statt sie einzeln hochzuladen, packen Sie den ganzen Ordner in ein ZIP und die App verarbeitet ihn auf einmal. Sie erkennt, zu welchem Kunden eine Datei gehört, welchen Typ sie hat und aus welchem Zeitraum sie stammt.

Dokumentenimport - StartbildschirmDesktop

Wann Sie es nutzen

• Migration aus einem anderen System — Sie haben Hunderte von Dateien in Ordnern sortiert
• SDB-Archiv — alle Sicherheitsdatenblätter zu Materialien auf einmal
• Monatsberichte vom Kunden — ein ZIP statt 30 Dateien
• Standortpläne — wenn Sie einen Ordner mit Plänen aller Standorte eines Kunden haben

Tipp: Wenn Sie nur wenige Dateien haben, ist es schneller, sie direkt über Dokumente oder im Kunden-/Materialdetail hochzuladen.

Zugriff

• 🖥️ Desktop: In der linken Seitenleiste Integrationen → Karte ZIP-Import → Importieren
• 📱 Mobile: In der unteren Leiste Mehr → Integrationen → Karte ZIP-Import → Importieren

Hinweis: Die Funktion erfordert eine Berechtigung zur Dokumentenverwaltung und eine Internetverbindung. Wenn Sie sie nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

So bereiten Sie die ZIP-Datei vor

Die App versucht, Dokumente anhand der Ordner- und Dateinamen zu erkennen. Je organisierter Ihre Dateien im ZIP sind, desto weniger müssen Sie in der Zuordnung korrigieren.

Empfohlene Struktur

Nach Kunde und Zeitraum (am präzisesten)

mein-archiv.zip
├── ABC GmbH/
│   ├── 2026-03/
│   │   ├── monatsbericht.pdf
│   │   └── falleninspektion.pdf
│   └── 2026-02/
│       └── monatsbericht.pdf
└── XYZ AG/
    └── 2026-03/
        └── monatsbericht.pdf

Die App erkennt:

• Kunde anhand des Ordnernamens (Abgleich mit Ihrer Kundendatenbank)
• Zeitraum im Format YYYY-MM (z. B. 2026-03)
• Dokumenttyp anhand von Schlüsselwörtern im Namen

Nach Dokumenttyp

mein-archiv.zip
├── SDB/
│   ├── racumin-paste-sdb.pdf
│   └── ratimor-blocks-sdb.pdf
├── Zertifikate/
│   └── iso-9001-2025.pdf
└── Vertraege/
    └── abc-gmbh-vertrag-2025.pdf

Kombiniert

mein-archiv.zip
└── ABC GmbH/
    ├── Berlin/
    │   ├── standortplan.pdf
    │   └── 2026-03-bericht.pdf
    └── Muenchen/
        └── standortplan.pdf

Die App erkennt auch den Standort des Kunden (wenn der Kunde mehrere Adressen hat).

Was die App automatisch erkennen kann

Dokumenttyp

Anhand von Schlüsselwörtern in Ordner- oder Dateinamen:

Hinweis: Wenn die App den Typ nicht erkennt, verwendet sie Sonstiges — Sie können ihn vor dem Import ändern.

Zeitraum (Monat und Jahr)

Unterstützte Formate in Ordner- oder Dateinamen:

• 2026-03, 2026/03, 2026 03
• 03-2026, 03/2026
• januar 2026, marz 2026 (auch mit Umlauten)
• january 2026, march 2026

Umlaute sind nicht erforderlich — März und Marz funktionieren gleich.

Kunde

Die App sucht nach Übereinstimmungen mit Namen in der Kundendatenbank:

• Exakte Übereinstimmung — ABC GmbH im ZIP findet ABC GmbH in der Datenbank
• Ohne diakritische Zeichen — Becova findet Bečová s.r.o.
• Ohne Rechtsform — ABC findet ABC GmbH
• Tippfehlertoleranz — bei einer Übereinstimmung von mindestens 50 % der Zeichen

Standort

Hat ein Kunde mehrere Standorte und stimmt der Ordnername mit der Straße oder Stadt eines Standorts überein, ordnet die App diesen automatisch zu.

Einschränkungen

Tipp: Wenn Ihr Archiv zu groß ist, teilen Sie es nach Jahren oder Kunden auf und laden Sie es in mehreren Stapeln hoch.

Was die App ignoriert

• Versteckte Dateien (.DS_Store, Thumbs.db, .gitkeep)
• Ordner __MACOSX, .git, .svn
• Symbolische Verknüpfungen
• Dateien mit nicht unterstützten Formaten (z. B. .zip im ZIP, .exe, .txt)

Schritt 1: ZIP-Datei hochladen

1. Öffnen Sie die Seite Integrationen und klicken Sie auf Importieren in der Karte ZIP-Import
2. Ziehen Sie die ZIP-Datei in die hervorgehobene Zone oder klicken Sie und wählen Sie sie aus
3. Die App prüft:
   • Ob die Datei ein gültiges ZIP-Archiv ist
   • Ob sie 100 MB nicht überschreitet
   • Ob sie keinen gefährlichen Inhalt enthält

Wenn die Validierung erfolgreich ist, beginnt die App die Analyse.

Schritt 2: Strukturanalyse

Während der Analyse:

• Entpackt die App das ZIP in einen temporären Ordner
• Geht jede Datei durch und versucht, Kunde, Typ, Zeitraum und Standort zu erkennen
• Prüft, ob bereits ein gleichnamiges Dokument beim selben Kunden existiert (Duplikat)

Bei Hunderten von Dateien kann die Analyse mehrere Sekunden dauern. Verlassen Sie die Seite nicht.

Schritt 3: Dokumentenzuordnung

Nach der Analyse sehen Sie eine Übersicht, geordnet nach Kunde und Zeitraum.

Dateistatus

Die Kennzeichnung zeigt auch den Prozentwert der Erkennungssicherheit an.

Hierarchische Anzeige

Dateien sind gruppiert:

1. Nach Kunde — durch Klick auf den Kundennamen klappen Sie alle seine Dateien zusammen/auf
2. Nach Zeitraum innerhalb des Kunden — für schnelle Orientierung

Nicht zugeordnete Dateien finden Sie unter der Überschrift Ohne Kunde.

Bearbeitung eines einzelnen Dokuments

Bei jeder Datei können Sie ändern:

Über Erweiterte Einstellungen öffnen Sie:

• Sichtbar im Portal — der Kunde sieht das Dokument in seinem Portal
• Gültig von / bis — für Dokumente mit Ablaufdatum (SDB, Zertifikate)
• Zugänglich für Rollen — wenn Sie die Sichtbarkeit „Rollen” wählen
• Notizen — interner Kommentar

Tipp: Die Schaltfläche Zurücksetzen stellt die von der App automatisch vorgeschlagenen Werte wieder her.

Drag & Drop — Verschieben zwischen Kunden

Sie können eine Datei am Griff links (⋮⋮) ziehen und in die Gruppe eines anderen Kunden oder Zeitraums verschieben. Nach dem Verschieben aktualisiert sich das Feld Kunde oder Zeitraum automatisch und die App benachrichtigt Sie.

Massenaktionen

• Suchen — Filter nach Dateiname oder Kunde
• Ausgewählte importieren / Ausgewählte überspringen — schnelle Aktion für alle markierten Zeilen
• Kontrollkästchen — wählen Sie aus, auf welche Dateien die Massenaktion angewendet wird

Umgang mit Duplikaten

Hat eine Datei den Status Duplikat, haben Sie drei Möglichkeiten:

Achtung: Bei Überschreiben geht die ursprüngliche Datei verloren (einschließlich Verweisen in Protokollen). Wenn Sie unsicher sind, verwenden Sie lieber Importieren und lösen das Duplikat später in Dokumenten.

Dateien ohne Kunde

Wenn die App keinen Kunden zuordnen kann und Sie ihn nicht manuell festlegen, wird das Dokument unter Ihrem Profil gespeichert. Das eignet sich z. B. für Ihre persönlichen Zertifikate oder Lizenzen. Vor dem Import zeigt Ihnen die App eine Liste solcher Dateien und bittet um Bestätigung.

Schritt 4: Import starten

In der unteren Leiste sehen Sie eine Zusammenfassung:

• Ausgewählt — wie viele Dateien markiert sind
• Zum Import — wie viele neu hochgeladen werden
• Zum Überschreiben — wie viele bestehende ersetzen
• Übersprungen — wie viele nicht importiert werden
• Ohne Kunde — wie viele unter Ihrem Profil gespeichert werden

Nach Klick auf X Dokumente importieren wird die App:

1. Um Bestätigung bitten
2. Die Dateien in Stapeln von 10 verarbeiten — Sie sehen den Fortschritt in Prozent und Anzahl (Hochgeladen / Überschrieben / Übersprungen)
3. Nach Abschluss eine Zusammenfassung mit etwaigen Fehlern anzeigen

Tipp: Bei größeren Importen schließen Sie die Seite nicht, bevor der Import abgeschlossen ist.

Nach dem Import

• Die Dokumente finden Sie in Dokumenten und im Kunden-/Materialdetail
• Die Aktion wird im Audit aufgezeichnet (wer, wann, wie viele Dateien)
• Wenn Sie einige Dateien als Sichtbar im Portal markiert haben, sieht sie der Kunde sofort

Häufigste Fehler beim Import

Tipps für einen erfolgreichen Import

Tipp 1: Probieren Sie vor dem ersten großen Import 5-10 Dateien aus, um zu sehen, wie die App die Struktur erkennt.

Tipp 2: Diakritische Zeichen in Ordnernamen müssen Sie nicht entfernen — die App kommt mit Bečová und Becova gleich gut zurecht.

Tipp 3: Wenn Sie Sicherheitsdatenblätter importieren, verwenden Sie den Ordner SDB als Stammordner — alle Dateien erhalten den richtigen Typ.

Tipp 4: Benennen Sie für Monatsberichte die Ordner im Format YYYY-MM (z. B. 2026-03) — die App ordnet den Zeitraum automatisch zu.

Tipp 5: Verwenden Sie bei Zweifeln Zurücksetzen — es stellt die automatisch vorgeschlagenen Werte wieder her.

Verwandte Seiten

• Integrationsübersicht — weitere Importmöglichkeiten
• Dokumentenverwaltung — wo importierte Dokumente gespeichert werden
• Kundendatenbank — damit die App einen Kunden erkennt, muss er in der Datenbank existieren