Protokoll erstellen

Diese Anleitung führt Sie durch das Erstellen eines neuen Serviceprotokolls. Für die Arbeit ohne Internetverbindung lesen Sie Offline mode. Informationen zur Kundenverwaltung finden Sie unter Client database.

Formular für neues ProtokollDesktop

Zugriff auf das Formular

Das Formular für ein neues Protokoll öffnen Sie so:

• 🖥️ Desktop: Klicken Sie im linken Bereich auf Neues Protokoll
• 📱 Mobile: Tippen Sie in der unteren Leiste auf das Symbol +

Weitere Möglichkeiten:

• Über die Karte Neues Protokoll auf dem Dashboard
• Aus dem Kundendetail über die Schaltfläche Neues Protokoll
• Aus dem Abschnitt Kunden in der Nähe auf dem Dashboard

Formularstruktur

Das Protokollformular ist in Abschnitte gegliedert. Manche Abschnitte können je nach Einstellungen Ihrer Organisation ausgeblendet sein.

1. Kundendaten

Abschnitt KundenauswahlDesktop

Kundenauswahl:

• Suchen Sie einen Kunden nach Name, Unternehmens-ID oder Adresse
• Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um ihn auszuwählen
• Nach der Auswahl erscheinen die Kundendaten (Name, Unternehmens-ID, Steuer-ID, USt-ID) in einer Infokarte
• Wenn der Kunde noch nicht existiert, klicken Sie auf Neuer Kunde, um ihn direkt aus dem Formular anzulegen
• Kunden können auch gesammelt über Import aus dem Buchhaltungssystem angelegt werden
• Die Schaltfläche Nach Standort sucht Kunden in Ihrer Nähe anhand Ihrer GPS-Position

Standort auswählen:

• Nach der Kundenauswahl wird der voreingestellte Standort angezeigt
• Wenn der Kunde mehrere Standorte hat, können Sie einen anderen aus der Auswahlliste wählen
• Mit Standort hinzufügen können Sie direkt aus dem Formular einen neuen Standort anlegen

Kontaktdaten:

• Kontaktperson, E-Mail und Telefon werden aus dem ausgewählten Standort vorausgefüllt
• Sie können diese Angaben für das konkrete Protokoll ändern
• Zur Adresse speichern aktualisiert die Kontaktdaten am Standort des Kunden
• Von der Adresse laden lädt die ursprünglichen Daten aus dem Standort

2. Arbeitsdetails

Abschnitt ArbeitsdetailsDesktop

Verfügbare Arbeitsarten hängen von den Einstellungen Ihrer Organisation ab und können enthalten:

• Deratisierung
• Desinsektion
• Desinfektion
• Begasung
• Schutzdesinsektion
• Weitere Typen je nach Konfiguration

3. Techniker

Abschnitt TechnikerDesktop

• Haupttechniker — der angemeldete Benutzer wird automatisch vorausgefüllt
• Weitere Techniker — fügen Sie mit + Techniker hinzufügen mitarbeitende Techniker hinzu

4. Schädlinge

Abschnitt SchädlingeDesktop

Erfassen Sie gefundene Schädlinge:

1. Klicken Sie auf + Schädling hinzufügen
2. Wählen Sie die Schädlingsart aus dem Katalog (verwaltet in Codebooks overview)
3. Geben Sie optional eine genauere Spezifikation an
4. Geben Sie optional Anzahl/Intensität an

5. Verwendete Materialien

Abschnitt MaterialienDesktop

Erfassen Sie verwendete Präparate:

1. Klicken Sie auf + Material hinzufügen
2. Wählen Sie das Material aus dem Katalog (verwaltet in Codebooks overview)
3. Geben Sie die Menge ein
4. Geben Sie optional die Konzentration an

6. Installationen

Abschnitt InstallationenDesktop

Erfassen Sie installierte Geräte:

1. Klicken Sie auf + Installation hinzufügen
2. Wählen Sie den Gerätetyp aus dem Katalog (verwaltet in Codebooks overview)
3. Geben Sie die Anzahl ein

7. Fotodokumentation

Abschnitt FotodokumentationDesktop

Fügen Sie Fotos vom Einsatzort hinzu:

1. Klicken Sie auf Foto aufnehmen oder Aus der Galerie
2. Wählen Sie ein Foto aus der Galerie oder nehmen Sie ein neues auf
3. Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu
4. Fotos werden automatisch für eine kleinere Dateigröße optimiert

Tipp: Auf mobilen Geräten können Sie Fotos direkt in der Anwendung mit der Kamera aufnehmen.

8. Mängel

Abschnitt MängelDesktop

Erfassen Sie festgestellte Mängel in diesen Kategorien:

• Organisatorische Mängel — Probleme bei der Arbeitsorganisation
• Bauliche Mängel — Mängel am Gebäude
• Hygienische Mängel — Hygienemängel

Für jede Kategorie können Sie:

• Den Schalter aktivieren, um anzugeben, dass ein Mangel besteht
• Eine Beschreibung hinzufügen
• Fotos beifügen

Optional können Sie markieren, ob es sich um einen Versicherungsfall handelt.

9. Zusätzliche Informationen

Abschnitt Zusätzliche InformationenDesktop

Optional können Sie Vorübergehende Systemlagerung und Versicherungsfall markieren.

10. Empfehlungen

Abschnitt EmpfehlungenDesktop

Wählen Sie Empfehlungen für den Kunden aus der vordefinierten Liste:

1. Klicken Sie auf eine Empfehlung, um sie hinzuzufügen
2. Sie können den Empfehlungstext bearbeiten
3. Empfehlungen erscheinen im PDF-Protokoll

Tipp: Empfehlungen werden nach ausgewählter Arbeitsart und Untertyp gefiltert.

11. Notizen

Abschnitt Notizen

• Notizen — Notizen, die im Protokoll für den Kunden erscheinen
• Grundlegende Textformatierung wird unterstützt (fett, kursiv)

12. Unterschriften

Abschnitt UnterschriftenDesktop

Unterschrift des Kunden

1. Klicken Sie auf das Feld für die Kundenunterschrift
2. Ein Unterschriftsdialog im Vollbild öffnet sich
3. Der Kunde unterschreibt mit Finger oder Stift
4. Bestätigt mit Bestätigen

Unterschrift des Technikers

1. Klicken Sie auf das Feld für die Technikerunterschrift
2. Unterschreiben Sie auf die gleiche Weise
3. Der Name des Technikers ist automatisch vorausgefüllt

Hinweis: Anforderungen an Unterschriften (pflichtig, Warnung oder optional) hängen von den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Beim Speichern ohne Unterschriften kann ein Hinweis erscheinen.

Protokoll senden

Nachdem alle erforderlichen Daten ausgefüllt sind, stehen unten im Formular Aktionsschaltflächen zur Verfügung. Ihre Verfügbarkeit hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab:

Wenn die Organisation einen Prüfprozess verwendet

Wenn die Organisation keinen Prüfprozess verwendet

Warnungen vor dem Senden

Wenn das Protokoll unvollständige Daten enthält, erscheint ein Dialog mit Warnungen. Die Schwere der Warnungen hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab:

• Warnung (gelb) — informiert über fehlende Angaben, Sie können aber mit Trotzdem fortfahren weitermachen
• Pflichtangabe (rot) — blockiert das Senden, bis die Angabe ergänzt ist. Die Fortsetzen-Schaltfläche ist nicht verfügbar

Beispiele für Warnungen:

• Fehlende Kunden- oder Technikerunterschrift
• Leerer Abschnitt Schädlinge oder Materialien
• Fehlende Kontaktperson
• Fehlende Fotos oder Empfehlungen

Mit Zurück und ergänzen kehren Sie in das Formular zurück, um die Daten zu ergänzen.

E-Mail-Empfänger auswählen

Wenn in den Benachrichtigungseinstellungen der Dialog zur Auswahl der Empfänger aktiviert ist, erscheint er beim Senden eines Protokolls immer, auch wenn der Kunde nur eine oder gar keine Adresse hat. Im Dialog können Sie:

• die E-Mail des Kunden, die E-Mail des Standorts oder die Firmen-E-Mail auswählen,
• eine weitere E-Mail-Adresse hinzufügen,
• keine Adresse auswählen. Die Schaltfläche ändert sich zu Ohne E-Mail an den Kunden abschließen. Das Protokoll wird als Gesendet abgeschlossen und das PDF wird erstellt, der Kunde erhält aber keine E-Mail. Hat der Kunde Zugang zum Kundenportal, findet er das Protokoll dort.

Bei einem neuen Protokoll ohne Verbindung wird die Auswahl mit dem Protokoll gespeichert und bei der Synchronisierung angewendet.

Nach erfolgreichem Senden werden Sie auf das Protokolldetail weitergeleitet.

Automatisches Speichern (Entwürfe)

Das Formular speichert das angefangene Protokoll automatisch als Entwurf:

• Automatisches Speichern alle paar Sekunden nach einer Änderung
• Den Speicherstatus sehen Sie oben im Formular
• Entwürfe werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert

Arbeiten mit Entwürfen:

• Am Rand des Formulars (Desktop) oder oben (Mobil) sehen Sie die Entwurfsliste
• Klicken Sie auf einen Entwurf, um zu ihm zu wechseln
• Löschen Sie einen Entwurf über das Papierkorb-Symbol
• Das Limit beträgt 10 Entwürfe

Offline-Modus

Sie können Protokolle auch ohne Internetverbindung erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Offline-Modus.

• Das Formular funktioniert wie online
• Nach dem Speichern wird das Protokoll lokal gespeichert
• Nach Wiederherstellung der Verbindung wird es automatisch mit dem Server synchronisiert
• Auf dem Dashboard sehen Sie die Anzahl wartender Protokolle
• Synchronisierte Protokolle finden Sie in der Protokollhistorie

Achtung: Im Offline-Modus arbeiten Sie nur mit bereits synchronisierten Kunden und Katalogen.

GPS-Position

Die Anwendung zeichnet automatisch die GPS-Position des Technikers auf, dem das Protokoll zugewiesen ist:

• Start — beim Öffnen des Formulars
• Ende — beim Speichern des Protokolls
• Synchronisierung — beim Synchronisieren eines Offline-Protokolls

Positionen werden im Protokoll zu Nachweiszwecken gespeichert. Sie werden einmal erfasst, und spätere Bearbeitungen durch andere Benutzer ändern sie nicht. Wenn Sie ein Protokoll für einen anderen Techniker vorbereiten, ermittelt das Formular Ihre Position nicht — das Protokoll erhält sie, sobald der zugewiesene Techniker es speichert.

Fehlermeldungen

Wenn beim Speichern ein Fehler auftritt:

• Fehlende Pflichtfelder werden rot hervorgehoben
• Fehlermeldungen erscheinen unter dem jeweiligen Feld
• Auf Mobilgeräten erscheint eine Toast-Benachrichtigung
• Korrigieren Sie die Fehler und versuchen Sie erneut zu speichern

Tipps für effizientes Arbeiten

Tipp: Verwenden Sie die GPS-Funktion auf dem Dashboard, um schnell einen Kunden nach Standort auszuwählen.

Tipp: Prüfen Sie vor einem Außeneinsatz, ob die aktuellen Kundendaten synchronisiert sind.

Tipp: Nehmen Sie Fotos direkt in der Anwendung auf — sie werden automatisch optimiert und dem Protokoll zugeordnet.

Tipp: Wenn Sie häufig dieselben Materialien oder Empfehlungen verwenden, bitten Sie den Administrator, sie in die Kataloge aufzunehmen.