Benachrichtigungen

In Benachrichtigungen legen Sie fest, von welcher Adresse Protokolle gesendet werden, wer sie erhält und welcher Dienst den Versand übernimmt.

BenachrichtigungenDesktop

Zugriff

Öffnen Sie Einstellungen.
Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen.

Absender

Feld	Beschreibung
Absender-E-Mail	Adresse, die Empfänger als Absender sehen. Bei Deratix E-Mail ist sie fest auf app@deratix.com gesetzt.
Name des Absenders	Name, der in der Email angezeigt wird, zum Beispiel Ihr Firmenname oder „Deratix Protokolle“.

Empfänger

Nach dem Senden eines Protokolls wird die Email mit PDF-Anhang nach diesen Schaltern zugestellt:

Schalter	Beschreibung
Dialog zur Auswahl der Empfänger anzeigen	Nach dem Speichern eines Protokolls öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der Empfänger. Wenn deaktiviert, wird automatisch gemäß Einstellungen gesendet.
E-Mail des Standorts vorauswählen	Die E-Mail des ausgewählten Standorts ist im Dialog automatisch markiert. Der Techniker kann sie vor dem Senden abwählen.
Interne Kopie senden	Eine Kopie jedes Protokolls wird an eine interne Email gesendet.
E-Mail für interne Kopie	Adresse für die interne Kopie. Sie erscheint, wenn interne Kopien aktiviert sind. Eine aktivierte interne Kopie ohne gültige Adresse kann nicht gespeichert werden.

Dialog zur Empfängerauswahl

Wenn die Empfängerauswahl aktiv ist, können Sie:

das Protokoll an den Kunden senden,
es an die E-Mail des ausgewählten Standorts senden,
weitere Email-Adressen ergänzen,
keine Adresse auswählen und das Protokoll ohne E-Mail an den Kunden abschließen. Die interne Kopie richtet sich auch dann nach dem Schalter Interne Kopie senden.

Email-Versanddienst

Deratix unterstützt drei Versandmethoden.

Methode	Wann verwenden
Deratix E-Mail	Die einfachste Option. Emails werden von app@deratix.com gesendet und es ist keine eigene Domain nötig.
Ihre E-Mail über Deratix	Empfänger sehen Ihre Firmendomain, Deratix übernimmt den Versand. Erfordert DNS-Verifizierung.
Eigener SMTP-Server	Geeignet für einen Firmen-Mailserver oder professionellen Email-Dienst, wenn Sie die SMTP-Daten kennen.

Ihre E-Mail über Deratix

Geben Sie eine Absenderadresse auf Ihrer Domain ein.
Klicken Sie auf Domain registrieren.
Geben Sie die angezeigten DNS-Einträge an Ihre Domainverwaltung weiter.
Nach der DNS-Aktualisierung klicken Sie auf DNS verifizieren.
Senden Sie nach erfolgreicher Prüfung eine Test-Email.

Hinweis: DNS-Änderungen können mehrere Stunden benötigen. Wenn die Prüfung nicht sofort erfolgreich ist, versuchen Sie es später erneut.

Eigener SMTP-Server

Feld	Beschreibung
SMTP-Host	Adresse des SMTP-Servers Ihres Email-Anbieters
SMTP-Port	Üblicherweise 587 für TLS oder 465 für SSL
Verschlüsselung	TLS, SSL oder keine, je nach Servereinstellung
Benutzername	Meist eine Email-Adresse
Passwort	Passwort oder App-Passwort, je nach Anbieter

Bei bekannten persönlichen Email-Diensten zeigt Deratix einen Hinweis mit empfohlenen Schritten. Persönliche Konten benötigen oft ein spezielles App-Passwort, haben Versandlimits und sind nicht immer für geschäftlichen Protokollversand geeignet.

Tipp: Für zuverlässige Zustellung verwenden Sie Deratix E-Mail oder Ihre E-Mail über Deratix. Einen eigenen SMTP-Server wählen Sie vor allem bei einem stabilen Firmen-Mailserver.

Ersatzversand

Wenn Ihr SMTP-Server ausfällt, kann Deratix ersatzweise von app@deratix.com senden, damit Protokolle nicht verloren gehen. In den Einstellungen erscheint ein Hinweis mit Fehler und Empfehlung zur Prüfung der SMTP-Daten.

Test-Email

Prüfen Sie nach dem Speichern die Zustellung:

Geben Sie eine Testadresse ein oder lassen Sie das Feld leer, um Ihre Benutzer-Email zu verwenden.
Klicken Sie auf Test-E-Mail senden.
Prüfen Sie das Ergebnis in den Einstellungen.

Hinweis: Der Test ist erst nach dem Speichern verfügbar. Speichern Sie ungespeicherte Änderungen zuerst.

Protokoll senden

Der Techniker erstellt oder sendet ein Protokoll.
Wenn der Empfängerdialog aktiv ist, wählt er die Empfänger aus.
Deratix sendet eine Email mit dem PDF-Protokoll.
Wenn interne Kopien aktiv sind, wird zusätzlich eine Kopie an die interne Email gesendet.

Wenn die E-Mail oder die interne Kopie nicht gesendet werden kann, sieht die Person, die das Protokoll gesendet hat, sofort einen Hinweis. Bei der internen Kopie enthält er die Schaltfläche Einstellungen, die diesen Bildschirm öffnet. Der Fehler wird auch im Aktivitätsverlauf erfasst.

Der Email-Inhalt hängt auch von Abschnitten und Sichtbarkeit ab.

Problemlösung

Emails werden nicht zugestellt

Prüfen Sie den Spam- oder Junk-Ordner.
Prüfen Sie die Email-Adresse des Empfängers.
Senden Sie eine Test-Email.
Wenn Sie SMTP verwenden, prüfen Sie Host, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten.

Email landet im Spam

Am häufigsten hilft Versand von einer verifizierten Firmendomain über Ihre E-Mail über Deratix, weil SPF und DKIM die Vertrauenswürdigkeit des Absenders verbessern.

SMTP-Server ist nicht erreichbar

Prüfen Sie, ob der Server verfügbar ist, Verbindungen von Deratix erlaubt und die Daten aktuell sind. Senden Sie danach eine Test-Email.

Tipps

Tipp: Bei Standorten mit eigener E-Mail aktivieren Sie E-Mail des Standorts vorauswählen. Der Techniker muss Empfänger dann meist nicht manuell auswählen.

Tipp: Wenn Sie eine interne Übersicht aller gesendeten Protokolle benötigen, aktivieren Sie Interne Kopie senden.

Tipp: Bei sensibleren Aufträgen aktivieren Sie Dialog zur Auswahl der Empfänger anzeigen, damit der Techniker die genauen Adressen vor dem Senden sieht.