Protokoll erstellen

Diese Anleitung führt Sie durch das Erstellen eines neuen Serviceprotokolls. Für die Arbeit ohne Internetverbindung lesen Sie Offline mode. Informationen zur Kundenverwaltung finden Sie unter Client database.

Formular für neues ProtokollDesktop

Zugriff auf das Formular

Das Formular für ein neues Protokoll öffnen Sie so:

🖥️ Desktop: Klicken Sie im linken Bereich auf Neues Protokoll
📱 Mobile: Tippen Sie in der unteren Leiste auf das Symbol +

Weitere Möglichkeiten:

Über die Karte Neues Protokoll auf dem Dashboard
Aus dem Kundendetail über die Schaltfläche Neues Protokoll
Aus dem Bereich Kunden in der Nähe auf dem Dashboard

Formularstruktur

Das Protokollformular ist in Abschnitte gegliedert. Manche Abschnitte können je nach Einstellungen Ihrer Organisation ausgeblendet sein.

1. Kundendaten

Abschnitt KundenauswahlDesktop

Kundenauswahl:

Suchen Sie einen Kunden nach Name, Unternehmens-ID oder Adresse
Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste, um ihn auszuwählen
Nach der Auswahl erscheinen die Kundendaten (Name, Unternehmens-ID, Steuer-ID, USt-ID) in einer Infokarte
Wenn der Kunde noch nicht existiert, klicken Sie auf Neuer Kunde, um ihn direkt aus dem Formular anzulegen
Kunden können auch gesammelt über Import aus dem Buchhaltungssystem angelegt werden
Die Schaltfläche Nach Standort sucht Kunden in Ihrer Nähe anhand Ihrer GPS-Position

Betriebsstätte auswählen:

Nach der Kundenauswahl wird die Standard-Betriebsstätte angezeigt
Wenn der Kunde mehrere Betriebsstätten hat, können Sie eine andere aus der Auswahlliste wählen
Mit Betriebsstätte hinzufügen können Sie direkt aus dem Formular eine neue Betriebsstätte anlegen

Kontaktdaten:

Kontaktperson, E-Mail und Telefon werden aus der ausgewählten Betriebsstätte vorausgefüllt
Sie können diese Angaben für das konkrete Protokoll ändern
An Adresse speichern aktualisiert die Kontaktdaten an der Betriebsstätte des Kunden
Aus Adresse laden lädt die ursprünglichen Daten aus der Betriebsstätte

2. Arbeitsdetails

Abschnitt ArbeitsdetailsDesktop

Feld	Beschreibung
Datum und Uhrzeit von	Beginn der Arbeit
Datum und Uhrzeit bis	Ende der Arbeit
Arbeitsart	Haupttyp der Arbeit (z. B. Deratisierung, Desinsektion)
Arbeitsuntertyp	Konkrete Tätigkeit innerhalb des Typs (z. B. präventiv, repressiv)

Verfügbare Arbeitsarten hängen von den Einstellungen Ihrer Organisation ab und können enthalten:

Deratisierung
Desinsektion
Desinfektion
Begasung
Schutzdesinsektion
Weitere Typen je nach Konfiguration

3. Techniker

Abschnitt TechnikerDesktop

Haupttechniker — der angemeldete Benutzer wird automatisch vorausgefüllt
Weitere Techniker — fügen Sie mit + Techniker hinzufügen mitarbeitende Techniker hinzu

4. Schädlinge

Abschnitt SchädlingeDesktop

Erfassen Sie gefundene Schädlinge:

Klicken Sie auf + Schädling hinzufügen
Wählen Sie die Schädlingsart aus dem Katalog (verwaltet in Codebooks overview)
Geben Sie optional eine genauere Spezifikation an
Geben Sie optional Anzahl/Intensität an

5. Verwendete Materialien

Abschnitt MaterialienDesktop

Erfassen Sie verwendete Präparate:

Klicken Sie auf + Material hinzufügen
Wählen Sie das Material aus dem Katalog (verwaltet in Codebooks overview)
Geben Sie die Menge ein
Geben Sie optional die Konzentration an

6. Installationen

Abschnitt InstallationenDesktop

Erfassen Sie installierte Geräte:

Klicken Sie auf + Installation hinzufügen
Wählen Sie den Gerätetyp aus dem Katalog (verwaltet in Codebooks overview)
Geben Sie die Anzahl ein

7. Fotodokumentation

Abschnitt FotodokumentationDesktop

Fügen Sie Fotos vom Einsatzort hinzu:

Klicken Sie auf Foto aufnehmen oder Aus Galerie
Wählen Sie ein Foto aus der Galerie oder nehmen Sie ein neues auf
Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu
Fotos werden automatisch für eine kleinere Dateigröße optimiert

Tipp: Auf mobilen Geräten können Sie Fotos direkt in der Anwendung mit der Kamera aufnehmen.

8. Mängel

Abschnitt MängelDesktop

Erfassen Sie festgestellte Mängel in diesen Kategorien:

Organisatorische Mängel — Probleme bei der Arbeitsorganisation
Bauliche Mängel — Mängel am Gebäude
Hygienische Mängel — Hygienemängel

Für jede Kategorie können Sie:

Den Schalter aktivieren, um anzugeben, dass ein Mangel besteht
Eine Beschreibung hinzufügen
Fotos beifügen

Optional können Sie markieren, ob es sich um einen Versicherungsfall handelt.

9. Zusätzliche Informationen

Abschnitt Zusätzliche InformationenDesktop

Feld	Beschreibung
Konzessionäre	Anzahl der Personen, die zum Umgang mit Präparaten berechtigt sind
Nächster Einsatz	Termin des nächsten Besuchs
Nächste Kontrolle	Termin des Kontrollbesuchs

Optional können Sie Vorübergehende Systemlagerung und Versicherungsfall markieren.

10. Empfehlungen

Abschnitt EmpfehlungenDesktop

Wählen Sie Empfehlungen für den Kunden aus der vordefinierten Liste:

Klicken Sie auf eine Empfehlung, um sie hinzuzufügen
Sie können den Empfehlungstext bearbeiten
Empfehlungen erscheinen im PDF-Protokoll

Tipp: Empfehlungen werden nach ausgewählter Arbeitsart und Untertyp gefiltert.

11. Notizen

Abschnitt Notizen

Notizen — Notizen, die im Protokoll für den Kunden erscheinen
Grundlegende Textformatierung wird unterstützt (fett, kursiv)

12. Unterschriften

Abschnitt UnterschriftenDesktop

Unterschrift des Kunden

Klicken Sie auf das Feld für die Kundenunterschrift
Ein Unterschriftsdialog im Vollbild öffnet sich
Der Kunde unterschreibt mit Finger oder Stift
Bestätigt mit Bestätigen

Unterschrift des Technikers

Klicken Sie auf das Feld für die Technikerunterschrift
Unterschreiben Sie auf die gleiche Weise
Der Name des Technikers ist automatisch vorausgefüllt

Hinweis: Anforderungen an Unterschriften (pflichtig, Warnung oder optional) hängen von den Einstellungen Ihrer Organisation ab. Beim Speichern ohne Unterschriften kann ein Hinweis erscheinen.

Protokoll senden

Nachdem alle erforderlichen Daten ausgefüllt sind, stehen unten im Formular Aktionsschaltflächen zur Verfügung. Ihre Verfügbarkeit hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab:

Wenn die Organisation einen Prüfprozess verwendet

Schaltfläche	Beschreibung
Speichern	Speichert das Protokoll als in Bearbeitung — Sie können später zurückkehren und es fertigstellen
Zur Prüfung	Übergibt das Protokoll an einen Vorgesetzten zur Prüfung

Wenn die Organisation keinen Prüfprozess verwendet

Schaltfläche	Beschreibung
Senden	Speichert und sendet das Protokoll an den Kunden

Warnungen vor dem Senden

Wenn das Protokoll unvollständige Daten enthält, erscheint ein Dialog mit Warnungen. Die Schwere der Warnungen hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab:

Warnung (gelb) — informiert über fehlende Angaben, Sie können aber mit Trotzdem fortfahren weitermachen
Pflichtangabe (rot) — blockiert das Senden, bis die Angabe ergänzt ist. Die Fortsetzen-Schaltfläche ist nicht verfügbar

Beispiele für Warnungen:

Fehlende Kunden- oder Technikerunterschrift
Leerer Abschnitt Schädlinge oder Materialien
Fehlende Kontaktperson
Fehlende Fotos oder Empfehlungen

Mit Zurück und ergänzen kehren Sie in das Formular zurück, um die Daten zu ergänzen.

E-Mail-Empfänger auswählen

Nach dem Senden des Protokolls kann ein Dialog zur Auswahl der E-Mail-Empfänger erscheinen (je nach Benachrichtigungseinstellungen):

E-Mail des Kunden
E-Mail der Betriebsstätte
Weitere E-Mail-Adressen
An niemanden senden

Nach erfolgreichem Senden werden Sie auf das Protokolldetail weitergeleitet.

Automatisches Speichern (Entwürfe)

Das Formular speichert das angefangene Protokoll automatisch als Entwurf:

Automatisches Speichern alle paar Sekunden nach einer Änderung
Den Speicherstatus sehen Sie oben im Formular
Entwürfe werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert

Arbeiten mit Entwürfen:

Am Rand des Formulars (Desktop) oder oben (Mobil) sehen Sie die Entwurfsliste
Klicken Sie auf einen Entwurf, um zu ihm zu wechseln
Löschen Sie einen Entwurf über das Papierkorb-Symbol
Das Limit beträgt 5 Entwürfe

Offline-Modus

Sie können Protokolle auch ohne Internetverbindung erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Offline-Modus.

Das Formular funktioniert wie online
Nach dem Speichern wird das Protokoll lokal gespeichert
Nach Wiederherstellung der Verbindung wird es automatisch mit dem Server synchronisiert
Auf dem Dashboard sehen Sie die Anzahl wartender Protokolle
Synchronisierte Protokolle finden Sie in der Protokollhistorie

Achtung: Im Offline-Modus arbeiten Sie nur mit bereits synchronisierten Kunden und Katalogen.

GPS-Position

Die Anwendung zeichnet automatisch die GPS-Position auf:

Start — beim Öffnen des Formulars
Ende — beim Speichern des Protokolls
Synchronisierung — beim Synchronisieren eines Offline-Protokolls

Positionen werden im Protokoll zu Nachweiszwecken gespeichert.

Fehlermeldungen

Wenn beim Speichern ein Fehler auftritt:

Fehlende Pflichtfelder werden rot hervorgehoben
Fehlermeldungen erscheinen unter dem jeweiligen Feld
Auf Mobilgeräten erscheint eine Toast-Benachrichtigung
Korrigieren Sie die Fehler und versuchen Sie erneut zu speichern

Tipps für effizientes Arbeiten

Tipp: Verwenden Sie die GPS-Funktion auf dem Dashboard, um schnell einen Kunden nach Standort auszuwählen.

Tipp: Prüfen Sie vor einem Außeneinsatz, ob die aktuellen Kundendaten synchronisiert sind.

Tipp: Nehmen Sie Fotos direkt in der Anwendung auf — sie werden automatisch optimiert und dem Protokoll zugeordnet.

Tipp: Wenn Sie häufig dieselben Materialien oder Empfehlungen verwenden, bitten Sie den Administrator, sie in die Kataloge aufzunehmen.