Protokollhistorie

Hier finden Sie alle erstellten Protokolle. Sie können sie suchen, nach verschiedenen Kriterien filtern und als PDF herunterladen.

ProtokollhistorieDesktop

Zugriff

Sie öffnen die Protokollhistorie:

durch Klicken auf Protokolle im Seitenmenü
über die Karte Protokolle im Dashboard
auf Mobilgeräten über Protokolle in der unteren Navigation

Protokolle anzeigen

Tabellenansicht (Desktop)

Auf dem Desktop werden Protokolle in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nummer	Eindeutige Protokollnummer (bei Revisionen auch mit Revisionsnummer)
Status	Farbiger Status - Entwurf, In Prüfung, Gesendet, Zurückgegeben oder Storniert
Kunde	Name des Kunden
Adresse	Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wurde
Arbeitsdatum	Datum der ausgeführten Arbeit
Techniker	Name des Technikers
Erstellt	Datum und Uhrzeit der Erstellung
PDF	Schaltfläche zum Herunterladen des PDF

Statuskennzeichnungen

Jedes Protokoll hat einen farbigen Status:

Status	Farbe	Bedeutung
Entwurf	🔵 blau	Das Protokoll wird erstellt oder bearbeitet
In Prüfung	🟣 violett	Zur Kontrolle an eine verantwortliche Person übergeben
Gesendet	🟢 grün	An den Kunden gesendet (final)
Zurückgegeben	🟠 orange	Entwurf, der zur Korrektur zurückgegeben wurde
Storniert	⚫ grau	Das Protokoll wurde storniert

Mehr über Status und den Lebenszyklus eines Protokolls finden Sie im Protokolldetail.

Zusätzliche Indikatoren am Protokoll

Neben dem Status können weitere Indikatoren erscheinen:

Indikator	Bedeutung
Inaktiv	Das Protokoll war längere Zeit ohne Aktivität. Die Grenze in Tagen legt der Administrator in den Protokolleinstellungen fest. So werden offene Entwürfe und Protokolle in Prüfung nicht vergessen.
Rev. 1, Rev. 2 …	Revisionsnummer - das Protokoll wurde nach dem Senden erneut geöffnet und bearbeitet
Sie bearbeiten	Sie bearbeiten dieses Protokoll gerade in einem anderen Fenster oder auf einem anderen Gerät
Wird bearbeitet	Ein anderer Benutzer bearbeitet dieses Protokoll gerade - warten Sie oder kontaktieren Sie ihn

Die Inaktivitätsgrenzen legt der Administrator in den Protokolleinstellungen fest.

Hinweis: Die Indikatoren Sie bearbeiten und Wird bearbeitet erscheinen nur bei Entwürfen oder Protokollen in Prüfung. Gesendete Protokolle werden nicht mehr direkt bearbeitet und haben daher keine Bearbeitungssperren.

Kartenansicht (Mobile)

Auf Mobilgeräten werden Protokolle als Karten mit den wichtigsten Informationen und der Statuskennzeichnung angezeigt.

Spalten ausblenden

Über das Symbol Spalten in der Werkzeugleiste können Sie einzelne Tabellenspalten ein- oder ausblenden.

Suche

Schnellsuche

Geben Sie Text in das Suchfeld ein
Die Ergebnisse werden automatisch gefiltert

Sie können suchen nach:

Protokollnummer
Kundenname
Adresse
Name des Technikers

Spaltenfilter

In der Kopfzeile jeder Spalte befindet sich ein Eingabefeld zum Filtern nach dieser Spalte.

Erweiterte Filter

Filter nach Datum

Klicken Sie auf das Kalendersymbol neben der Datumsspalte, um die Zeitraum-Auswahl zu öffnen:

Arbeitsdatum - Zeitraum, in dem die Arbeit ausgeführt wurde
Erstellungsdatum - Zeitraum, in dem das Protokoll erstellt wurde

Filter nach Tags

Wenn Sie die Berechtigung haben, Tags zu sehen:

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Tags
Wählen Sie die Tags aus, nach denen Sie filtern möchten
Es werden nur Protokolle mit den ausgewählten Tags angezeigt

Filter nach Mängeln

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Mängel
Wählen Sie die Mangeltypen:
- Organisatorisch
- Baulich
- Hygienisch
Es werden nur Protokolle angezeigt, in denen die ausgewählten Mangeltypen festgestellt wurden

Dialog für erweiterte Filter

Klicken Sie auf das Filter-Symbol, um den Dialog mit allen Filtern an einem Ort zu öffnen.

Filter löschen

Aktive Filter werden als Chips unter dem Suchfeld angezeigt. Klicken Sie auf X neben einem Filter, um ihn zu entfernen.

Sortierung

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Sortierung zu ändern:

erster Klick: aufsteigend
zweiter Klick: absteigend

Standardmäßig wird nach dem Erstellungsdatum absteigend sortiert (neueste zuerst).

URL und Teilen von Filtern

Alle Filter werden in der URL gespeichert. Das bedeutet:

Sie können einen Link mit angewendeten Filtern teilen
Nach dem Neuladen der Seite bleiben die Filter erhalten
Die Zurück-Schaltfläche des Browsers stellt die vorherige Filtereinstellung wieder her

Offline-Protokolle und Entwürfe

In der Liste erscheinen auch:

Offline-Protokolle - Protokolle, die auf die Synchronisierung warten (gekennzeichnet als “Wartet auf Sync”)
Entwürfe - angefangene Protokolle (gekennzeichnet als “Entwurf”)

Diese Einträge sind visuell von synchronisierten Protokollen getrennt.

Protokolldetail

Klicken Sie auf eine Zeile oder Karte, um das Protokolldetail mit vollständiger Übersicht, Zeitleiste der Änderungen, Sektionen und PDF-Download zu öffnen.

PDF-Dokumente

PDF herunterladen

Klicken Sie in der Protokollzeile auf das PDF-Symbol
Oder klicken Sie im Protokolldetail auf PDF herunterladen
Das PDF wird auf Ihr Gerät heruntergeladen

Was das PDF enthält

Kopfzeile mit Logo und Firmendaten
Kunden- und Adressdaten
Arbeitsdetails (Datum, Uhrzeit, Typ)
Alle Sektionen entsprechend den Sichtbarkeitseinstellungen
Unterschriften von Kunde und Techniker

Seitennavigation

Bei einer größeren Anzahl von Protokollen:

Standardmäßig werden 20 Protokolle pro Seite angezeigt
Sie können die Anzahl auf 10, 50 oder 100 ändern
Verwenden Sie « und », um zwischen Seiten zu wechseln
Beim Seitenwechsel scrollt die Liste automatisch an den Anfang

Neues Protokoll erstellen

Aus der Protokollhistorie können Sie ein neues Protokoll erstellen:

über die Schaltfläche + Neues Protokoll im Seitenkopf
wenn Filter aktiv sind, kehren Sie nach der Erstellung zur gefilterten Liste zurück

Tipps

Tipp: Verwenden Sie die Protokollnummer, um ein Protokoll schnell zu finden - sie ist eindeutig und präzise.

Tipp: Filter bleiben in der URL erhalten. Speichern Sie häufig verwendete Filtereinstellungen als Lesezeichen.

Tipp: Im Offline-Modus sehen Sie nur Protokolle, die vor dem Verbindungsverlust synchronisiert wurden, sowie lokal gespeicherte Offline-Protokolle und Entwürfe.

Tipp: Verwenden Sie den Mängelfilter, um Protokolle mit Problemen bei Kunden schnell zu finden.