Protokolleinstellungen

Die Registerkarte Protokoll dient zur Konfiguration der Protokollnummerierung, des Aussehens von PDF-Dokumenten und des Freigabeprozesses.

ProtokolleinstellungenDesktop

Zugriff

Öffnen Sie Einstellungen (im linken Bereich auf Desktop oder über Mehr auf Mobilgeräten)
Klicken Sie auf die Registerkarte Protokoll

Protokollnummerierung

Jedes Protokoll erhält automatisch eine eindeutige Nummer im Format PREFIX-JAHR-SEQUENZ.

Feld	Beschreibung	Beispiel
Prefix	Text vor der Protokollnummer	”DDD”, “P”, “ABC”

Beispiel für Nummerierung:

Prefix: DDD → Protokollnummer: DDD-2026-000001, DDD-2026-000002, …
Ohne Prefix → Protokollnummer: 2026-000001, 2026-000002, …

Das Jahr wird automatisch nach dem aktuellen Jahr ergänzt. Die Sequenz wird zu Beginn jedes Jahres zurückgesetzt.

PDF-Vorlage

Einstellungen für das Aussehen des generierten PDF-Dokuments.

Texte im Dokument

Feld	Beschreibung	Wo es erscheint
Schrift	Schriftart im gesamten PDF (mit Vorschau)	Überall im Dokument
Titel	Haupttitel des Dokuments	Oben auf der ersten Seite
Untertitel	Text unter dem Haupttitel	Unter dem Titel
Kopfzeilentext	Wiederkehrender Text	In der Kopfzeile jeder Seite
Bestätigungstext	Text vor den Unterschriften	Über dem Unterschriftenbereich
Fußzeilentext	Text unten (max. 36 Zeichen)	In der Fußzeile jeder Seite nach dem Datum

Anzeige von Elementen

Schalter bestimmen, was im PDF angezeigt wird:

Schalter	Beschreibung
Firmenlogo	Logo in der Kopfzeile des Dokuments
Unternehmens-ID / Steuer-ID	Rechnungsdaten der Firma in der Kopfzeile
Empfehlungsbanner	Grafischer Banner beim Abschnitt Empfehlungen
Erstellungsdatum	Datum und Uhrzeit der Protokollerstellung
Stempel	Firmenstempel bei den Unterschriften
Unterschriftsdatum	Datum unter den Unterschriften

Hinweis: Logo und Stempel stellen Sie auf der Registerkarte Allgemein ein. Welche Abschnitte im PDF erscheinen, bestimmt die Registerkarte Abschnitte und Sichtbarkeit.

Protokollprozess

Dieser Abschnitt legt fest, wie Protokolle von der Erstellung bis zum Versand an den Kunden durchlaufen.

Prozess aktivieren

Der Schalter Protokollprozess erlauben aktiviert den Statusablauf:

Aktiviert — Protokolle durchlaufen die Status: In Bearbeitung → In Prüfung → Gesendet. Mehr zu den Status finden Sie im Protokolldetail.
Deaktiviert — Protokolle werden direkt als gesendet erstellt (einfache Nutzung ohne Prüfung)

Tipp: Wenn Sie allein arbeiten oder keinen Prüfprozess benötigen, lassen Sie den Schalter deaktiviert. Protokolle werden in einem Schritt erstellt und gesendet.

Prüfmodus

Wenn der Prozess aktiviert ist, wählen Sie den Modus:

Modus	Beschreibung
Optionale Prüfung	Der Techniker kann das Protokoll direkt an den Kunden senden ODER es zuerst zur Prüfung übergeben
Pflichtprüfung	Der Techniker MUSS das Protokoll zur Prüfung übergeben. Nur der Vorgesetzte kann es an den Kunden senden

Pflichtprüfung ist geeignet, wenn jedes Protokoll vor dem Versand an den Kunden eine Qualitätskontrolle durchlaufen soll.

Vorbereitung von Protokollen durch den Manager

Der Schalter Vorbereitung von Protokollen durch den Manager ermöglicht den umgekehrten Ablauf:

Der Manager erstellt ein Protokoll und füllt Grunddaten aus
Er weist es einem Techniker zu
Der Techniker stellt das Protokoll im Feld fertig (Materialien, Fotos, Unterschriften)
Übergibt es zur Prüfung oder sendet es

Gesendete Protokolle erneut öffnen

Der Schalter Gesendete Protokolle erneut öffnen erlaubt es einem Manager, ein bereits gesendetes Protokoll zur Korrektur erneut zu öffnen. Nach der Änderung entsteht eine neue Revision (z. B. „Rev. 1”).

Hinweis: Das erneute Öffnen wird in der Zeitleiste des Protokolls erfasst und die ursprüngliche Version bleibt in der Historie.

Hinweise auf inaktive Protokolle

Wenn der Protokollprozess aktiviert ist, können Sie Hinweise für Protokolle einstellen, an denen längere Zeit nicht gearbeitet wurde:

Feld	Beschreibung
Protokolle in Bearbeitung (Tage)	Nach wie vielen Tagen ein Protokoll in Bearbeitung als inaktiv markiert wird
Protokolle in Prüfung (Tage)	Nach wie vielen Tagen ein wartendes Protokoll in Prüfung als inaktiv markiert wird

Inaktive Protokolle sind in der Protokollhistorie visuell hervorgehoben, damit Sie sie nicht übersehen.

Der Wert 0 bedeutet, dass Hinweise deaktiviert sind.

Tipps für ein professionelles Erscheinungsbild

Schrift: Wählen Sie eine gut lesbare Schrift — bei der Auswahl erscheint eine Vorschau
Logo: Verwenden Sie PNG mit transparentem Hintergrund für das beste Ergebnis
Stempel: Ein runder Stempel wirkt professionell, empfohlen ist PNG mit transparentem Hintergrund
Titel: Kurz und aussagekräftig (z. B. „Protokoll über erbrachte Dienstleistung”)
Fußzeile: Kontaktdaten oder Website (max. 36 Zeichen)