Kunden ins Portal einladen

Möchte Ihr Kunde Protokolle zu erledigten Arbeiten ansehen oder Zugriff auf Sicherheitsdatenblätter (SDB) erhalten? Erstellen Sie den Zugang zum Kundenportal direkt aus der Kundenkarte in der App.

Was der Kunde im Portal sieht

Nach der Anmeldung hat der Kunde Zugriff auf:

Übersicht (Dashboard) - Schnellaktionen und Karten der zugeordneten Firmen mit Anzahl der Protokolle
Protokolle - alle Protokolle, die an seinen Standorten durchgeführt wurden, mit PDF-Download
Dokumente - Sicherheitsdatenblätter, Zertifikate und weitere Dokumente, die als im Portal sichtbar markiert sind
Meine Daten - Firmendaten, Kontakte und Liste der Standorte mit Link zum jeweiligen Standortdetail
Standortdetail - Protokolle und Dokumente eines konkreten Standorts, Kontaktdaten, Öffnungszeiten und Kartenlink

Der Kunde sieht nur Daten seiner eigenen Firmen und Standorte. Er hat keinen Zugriff auf Daten anderer Kunden oder interne Funktionen der App. Wenn der Kunde eingeschränkten Zugriff auf bestimmte Standorte hat (siehe Zugriff nach Standorten), sieht er nur diese Standorte und deren Daten.

Hinweis: Details dazu, was der Kunde im Portal sieht, finden Sie in der Übersicht des Kundenportals, in den Dokumenten und im Bereich Meine Daten.

Wer Kunden einladen kann

Das Einladen eines Kunden erfordert eine vom Administrator gesetzte Berechtigung. Wenn Sie die Schaltfläche Einladen nicht sehen, kontaktieren Sie den Administrator.

So laden Sie einen Kunden ein

Schritt 1: Kundendetail öffnen

Öffnen Sie das Kundendetail des Kunden, für den Sie den Zugang erstellen möchten.

Schritt 2: Karte „Portalzugang” finden

Auf der Kundendetailseite gibt es die Karte Portalzugang. Sie zeigt den aktuellen Status:

Wenn der Kunde noch keinen Zugang hat - sehen Sie den Hinweis „Kunde hat keinen Portalzugang” und die Schaltfläche Einladen
Wenn bereits ein Konto vorhanden ist - sehen Sie die Liste der zugeordneten Benutzer mit E-Mail, Name und Datum der letzten Anmeldung

Karte PortalzugangDesktop

Schritt 3: Auf „Einladen” klicken

Ein Dialog zur Auswahl der E-Mail-Adresse wird geöffnet.

Schritt 4: E-Mail auswählen

EinladungsdialogDesktop

Sie haben drei Möglichkeiten:

Option	Wann verwenden
Haupt-E-Mail	Hauptkontakt-E-Mail des Kunden
E-Mail für Protokolle	Wenn der Kunde eine separate E-Mail für Protokolle eingerichtet hat
Andere E-Mail	Wenn Sie die Einladung an eine andere Adresse senden möchten

Tipp: Wenn die Kontaktperson des Kunden eine andere E-Mail bevorzugt als die in der Kundenkarte, wählen Sie Andere E-Mail und geben Sie die gewünschte Adresse ein.

Schritt 5: Einladung senden

Klicken Sie auf Einladung senden. Die App:

Erstellt ein Konto für den Kunden, falls noch keines existiert
Sendet eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen des Passworts

Nach dem Senden der Einladung hat der Kunde Zugriff auf alle Standorte dieser Firma. Wenn Sie den Zugriff nur auf ausgewählte Standorte beschränken müssen, lesen Sie unten den Abschnitt Zugriff nach Standorten.

Alternative: Erstellung über Benutzerverwaltung

Wenn Sie direkt bei der Erstellung festlegen müssen, auf welche Standorte der Kunde Zugriff hat, verwenden Sie statt der Schaltfläche Einladen die Seite Benutzer:

Öffnen Sie Benutzer im App-Menü
Klicken Sie auf Portalbenutzer hinzufügen
Füllen Sie Vorname, Nachname und E-Mail aus
Wählen Sie im Bereich Zugeordnete Kunden die Firmen aus
Wählen Sie im Bereich Standortzugriff (optional) konkrete Standorte aus
Speichern Sie

Dieser Weg ermöglicht granularen Standortzugriff bereits beim Erstellen des Kontos, sodass Sie ihn später nicht nachträglich anpassen müssen.

Wann welcher Weg sinnvoll ist:

Einladen (aus Kundendetail) — schnelle Einladung mit Zugriff auf alle Standorte der Firma
Benutzer (Benutzerverwaltung) — wenn Sie den Zugriff sofort auf konkrete Standorte beschränken oder mehrere Firmen gleichzeitig zuordnen müssen

Was der Kunde erhält

Der Kunde erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Einladung zum Kundenportal”. Sie enthält:

Begrüßungstext mit Ihrem Firmennamen
Schaltfläche Konto aktivieren - Link zum Festlegen des Passworts

Nach dem Klick auf den Link legt der Kunde ein Passwort fest und kann sich im Portal anmelden.

Hinweis: Der Aktivierungslink ist zeitlich begrenzt. Wenn der Kunde ihn nicht rechtzeitig nutzt, können Sie über die Benutzerverwaltung einen neuen senden (Passwort zurücksetzen).

Was der Kunde nach der Anmeldung sieht

Übersicht (Dashboard)

Auf dem Startbildschirm sieht der Kunde:

Schnellaktionen - vier Karten: Alle Protokolle, Dokumente (mit Anzahl), Meine Daten, Meine Firmen
Firmenkarten - für jede zugeordnete Firma: Name, Firmennummer, Anzahl der Protokolle, Datum des letzten Protokolls und Schaltfläche „Alle Protokolle”

Wenn dem Kunden nur eine Firma zugeordnet ist, wird eine Karte angezeigt. Bei mehreren Firmen erscheint für jede Firma eine Karte.

Meine Daten

Im Bereich Meine Daten sieht der Kunde:

Firmendaten - Name, Firmennummer, Steuernummer, USt-IdNr., Kontaktperson
Kontaktdaten - E-Mail, Telefon, E-Mail für Protokolle (mit Möglichkeit zur Bearbeitung der E-Mails)
Standortliste - anklickbare Standortkarten mit Adresse, Kontaktperson und Telefon
Letzte Protokolle - die letzten 5 Protokolle mit Link zur vollständigen Liste

Wenn dem Kunden mehrere Firmen zugeordnet sind, wird im Kopfbereich eine Firmenauswahl (Dropdown) angezeigt.

Standortdetail

Ein Klick auf einen Standort im Bereich Meine Daten öffnet das Standortdetail. Dort findet der Kunde:

Statistiken - Anzahl der Protokolle und Dokumente für diesen Standort
Standortinformationen - Adresse mit Kartenlink, Kontaktperson, Telefon, E-Mail, Öffnungszeiten, Notiz
Standortdokumente - SDB, Zertifikate, Karten und weitere Dokumente, die diesem Standort zugeordnet sind, nur wenn sie als im Portal sichtbar markiert sind
Standortprotokolle - Liste der Protokolle, die an dieser konkreten Adresse durchgeführt wurden

Diese Aufteilung ist besonders für Kunden mit mehreren Standorten nützlich. Jede Kontaktperson kann Protokolle und Dokumente nur für ihren eigenen Standort sehen.

Dokumente

Auf der Seite Dokumente sieht der Kunde eine übersichtliche Tabelle aller verfügbaren Dokumente (SDB und weitere), gruppiert nach Material. Die Tabelle kann nach Materialname oder Dokumenttyp gefiltert werden. Ein Klick auf das Augensymbol öffnet die Dokumentvorschau.

Zugriff nach Standorten

Standardzugriff (alle Standorte)

Wenn Sie einen Kunden über die Schaltfläche Einladen im Kundendetail einladen, erhält er Zugriff auf alle Standorte dieser Firma. Im Portal sieht er:

Alle Standorte (Adressen) des Kunden
Protokolle von allen Standorten
Dokumente, die allen Standorten zugeordnet sind

Das eignet sich für Firmeninhaber oder Personen, die für das gesamte Unternehmen verantwortlich sind.

Zugriff nach Standorten beschränken

Wenn ein Kunde mehrere Standorte hat und eine Kontaktperson nur die Daten ihres eigenen Standorts sehen soll, können Sie den Zugriff beschränken.

Die Beschränkung stellen Sie über die Benutzerverwaltung ein:

Öffnen Sie Benutzer
Suchen Sie den Portalbenutzer und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift)
Wählen Sie im Bereich Standortzugriff (als „optional” markiert) konkrete Standorte aus:
- Klicken Sie in das Feld „Standort hinzufügen…” und wählen Sie den gewünschten Standort
- Ausgewählte Standorte erscheinen als Chips, die Sie einzeln entfernen können
- Wenn Sie das Feld leer lassen, hat der Benutzer Zugriff auf alle Standorte der zugeordneten Firmen
Speichern Sie die Änderungen

Was die Beschränkung beeinflusst:

Ein Benutzer mit eingeschränktem Zugriff sieht im Portal nur:

Standorte — im Bereich Meine Daten werden nur ausgewählte Standorte angezeigt
Protokolle — nur Protokolle, die an ausgewählten Standorten durchgeführt wurden
Standortdokumente — im Standortdetail nur Dokumente, die ausgewählten Standorten zugeordnet sind

Beispiel: Firma „ABC s.r.o.” hat 5 Standorte. Der Standortleiter Košice soll nur Protokolle und Dokumente für Košice sehen. Erstellen Sie sein Konto und weisen Sie ihm in der Benutzerverwaltung nur den Standort „Košice” zu. Im Portal sieht er nur Detail, Protokolle und Dokumente dieses Standorts.

Tipp: Wenn Sie den Zugriff später ändern müssen (Standorte hinzufügen oder entfernen), tun Sie das auf dieselbe Weise durch Bearbeitung des Benutzers in der Benutzerverwaltung. Um Zugriff auf alle Standorte wiederherzustellen, entfernen Sie einfach alle ausgewählten Standorte.

Hinweis: Die Hauptseite Dokumente zeigt SDB nach Materialien, die in Protokollen der letzten 24 Monate verwendet wurden. Dokumente eines konkreten Standorts werden im Standortdetail behandelt.

Zugriff verwalten

Weiteren Benutzer hinzufügen

Ein Kunde kann bis zu 5 Portalbenutzer haben. Wenn der Kunde bereits mindestens ein Konto hat, ändert sich die Schaltfläche zu Hinzufügen, und in Klammern sehen Sie den aktuellen Stand, zum Beispiel „2/5”.

Das ist nützlich, wenn:

Mehrere Personen derselben Firma Zugriff benötigen
Jeder Standort eine andere Kontaktperson hat - erstellen Sie für jede ein separates Konto und beschränken Sie den Zugriff auf den jeweiligen Standort

Benutzer trennen

Wenn der Kunde keinen Zugriff mehr haben soll:

Suchen Sie den Benutzer in der Karte Portalzugang
Klicken Sie auf die Trennen-Schaltfläche (Kettensymbol)
Bestätigen Sie im Dialog

Der Benutzer verliert den Zugriff auf die Daten dieses Kunden. Wenn ihm keine anderen Kunden zugeordnet sind, wird sein Konto automatisch gelöscht.

Hinweis: Das Trennen erfordert die Berechtigung zur Kundenverwaltung. Wenn Sie das Symbol nicht sehen, kontaktieren Sie den Administrator.

Ein Benutzer, mehrere Firmen

Wenn Ihr Kunde mehrere Firmen besitzt, kann ein Portalkonto mehreren Kundendatensätzen zugeordnet werden. Nach der Anmeldung sieht der Benutzer im Portal die Karten aller zugeordneten Firmen.

Weitere Kunden können Sie über die Benutzerverwaltung zuordnen.

Fehlerbehebung

Der Kunde hat keine E-Mail erhalten

Bitten Sie den Kunden, den Ordner Spam / Junk zu prüfen
Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist
Versuchen Sie, die Einladung erneut zu senden

Der Kunde hat das Passwort vergessen

Suchen Sie den Benutzer des Kunden in der Benutzerverwaltung und klicken Sie auf das Schlüsselsymbol (Passwort zurücksetzen). An seine E-Mail wird ein neuer Link gesendet.

Der Kunde sieht eine Firma nicht

Der Kunde sieht nur Firmen, denen er zugeordnet ist. Wenn eine Firma fehlt, öffnen Sie das Detail dieser Firma und laden ihn ein, oder ordnen Sie die Firma über die Benutzerverwaltung zu.

Der Kunde sieht einen Standort nicht

Wenn ein Benutzer auf bestimmte Standorte beschränkt ist, sieht er die anderen nicht. Prüfen und ändern Sie die Liste der zugeordneten Standorte in der Benutzerverwaltung durch Bearbeitung des Benutzers.

Der Kunde sieht Dokumente nicht

Im Portal sieht der Kunde nur Dokumente, die als im Portal sichtbar markiert sind. Wenn der Kunde ein erwartetes Dokument nicht sieht:

Prüfen Sie, ob beim Dokument Im Portal sichtbar aktiviert ist, beim Hochladen oder Bearbeiten
Prüfen Sie, ob das Dokument dem richtigen Standort zugeordnet ist oder auf „alle Standorte” des Kunden gesetzt wurde
Dokumente vom Typ SDB erscheinen auf der Seite Dokumente automatisch, wenn die Materialien in Protokollen der letzten 24 Monate verwendet wurden

Tipps

Tipp: Senden Sie die Einladung erst, wenn für den Kunden mindestens ein Protokoll erstellt wurde. Ein Portal mit Daten ist nützlicher als ein leeres Portal.

Tipp: Bei größeren Firmen mit mehreren Standorten überlegen Sie, ob eine Person Zugriff auf alle Standorte erhalten soll oder ob jede Standort-Kontaktperson ein separates eingeschränktes Konto bekommen soll.

Tipp: Nach dem Senden der Einladung können Sie den Kunden anrufen und ihn bitten, seine E-Mail zu prüfen. So vermeiden Sie, dass die Einladung im Spam übersehen wird.