Benutzerverwaltung

Hier verwalten Sie interne Mitarbeiterkonten und Kundenkonten, die sich im Kundenportal anmelden. Sie können eine Rolle festlegen, einen Passwort-Reset senden, Kunden zuordnen oder den Portalzugriff nur auf ausgewählte Standorte beschränken.

BenutzerverwaltungDesktop

Zugriff

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung hier:

• Desktop: Klicken Sie im linken Panel auf Benutzer
• Mobile: Tippen Sie in der unteren Leiste auf Mehr -> Benutzer

Hinweis: Dieser Eintrag wird entsprechend den von Ihrem Administrator gesetzten Berechtigungen angezeigt. Wenn Sie ihn nicht sehen, haben Sie keinen Zugriff.

Benutzerübersicht

Die Tabelle zeigt Konten mit Zugriff auf die Anwendung oder auf das Kundenportal.

Suche und Filter

Nutzen Sie die Suche über der Tabelle, wenn Sie Name oder E-Mail kennen. In den Spaltenköpfen können Sie nach Name, E-Mail und Rolle filtern. Filter löschen entfernt Suche und Spaltenfilter gleichzeitig.

Klicken Sie auf einen sortierbaren Spaltenkopf, um die Reihenfolge der Tabelle zu ändern.

Benutzertypen

Interne Benutzer

Interne Benutzer arbeiten in der Deratix-Anwendung. Beim Erstellen wählen Sie eine Rolle aus der Liste, zum Beispiel Admin, Manager, Techniker oder Buchhalterin. Der genaue Zugriffsumfang wird in den Berechtigungen gesteuert.

Beim Bearbeiten eines internen Benutzers kann auch der Block Dokumente angezeigt werden. Dort können Sie Zertifikate, Befähigungen, Lizenzen oder Versicherungsdokumente des Benutzers anhängen, wenn die Dokumentenverwaltung verfügbar ist.

Kundenportal-Benutzer

Kundenportal-Benutzer sind Kunden. Nach der Anmeldung sehen sie nur ihre Daten im Kundenportal, zum Beispiel Protokolle, ausgewählte Dokumente und die Seite Meine Daten. Sie haben keinen Zugriff auf interne Anwendungsseiten.

Ein Portalbenutzer kann einem oder mehreren Kunden zugeordnet werden. Wenn Sie konkrete Standorte auswählen, sieht der Benutzer nur diese Standorte. Wenn Sie keinen Standort auswählen, hat der Benutzer Zugriff auf alle Standorte der zugeordneten Kunden.

Tipp: Wenn Sie einen Kunden nur zu einer Firma ohne Standortbeschränkung einladen, ist der schnellere Weg im Kundendetail. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Kunden ins Portal einladen.

Internen Benutzer Hinzufügen

1. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
2. Wählen Sie Internen Benutzer.
3. Füllen Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle aus.
4. Klicken Sie auf Erstellen.

Was nach dem Speichern passiert:

• Wenn die E-Mail noch nicht existiert, wird ein neues Konto erstellt und der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen des Passworts.
• Wenn die E-Mail bereits existiert, aber noch keinen Anwendungszugriff hat, wird die ausgewählte Rolle zugeordnet.
• Wenn das Konto bereits Anwendungszugriff hat, zeigt die Anwendung eine Warnung an und erstellt kein Duplikat.

Wenn das Benutzerlimit Ihres Plans erreicht ist, erlaubt die Anwendung das Hinzufügen nicht und zeigt den Grund an.

Kundenportal-Benutzer Hinzufügen

1. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
2. Wählen Sie Kundenbenutzer.
3. Füllen Sie Vorname, Nachname und E-Mail aus.
4. Fügen Sie im Feld Zugeordnete Kunden eine oder mehrere Firmen hinzu.
5. Legen Sie optional Zugriff auf Standorte fest.
6. Klicken Sie auf Erstellen und einladen.

Kundenbenutzer mit mehreren KundenDesktop

Beim Speichern wird ein neues Konto erstellt oder ein bestehendes verwendet. Ein neuer Benutzer erhält eine Einladung mit einem Link zum Festlegen des Passworts. Ein bestehender Benutzer erhält eine Information über die Zuordnung zu einem weiteren Kunden.

Ein Kunde kann höchstens 5 zugeordnete Portalbenutzer haben. Wenn ein ausgewählter Kunde dieses Limit bereits erreicht hat, überspringt die Anwendung ihn und meldet, wie viele Zuordnungen erfolgreich waren.

Benutzer Bearbeiten

Öffnen Sie die Bearbeitung über das Stiftsymbol in der Benutzerzeile.

Dialog zum Bearbeiten eines BenutzersDesktop

Bei einem internen Benutzer können Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle ändern. Ihr eigenes Konto wird nicht über diese Tabelle bearbeitet.

Bei einem Kundenportal-Benutzer können Sie Vorname, Nachname, zugeordnete Kunden und Standortzugriff ändern. Die E-Mail des Kundenbenutzers kann nicht geändert werden, weil sie als Anmelde-E-Mail dient.

Wenn Sie einem Portalbenutzer weitere Kunden hinzufügen, sendet die Anwendung eine Informations-E-Mail über die neue Zuordnung.

Passwort Zurücksetzen

Nutzen Sie den Passwort-Reset, wenn ein Benutzer das Passwort vergessen hat oder der Aktivierungslink abgelaufen ist.

1. Klicken Sie auf das Schlüsselsymbol in der Benutzerzeile.
2. Prüfen Sie die E-Mail im Bestätigungsdialog.
3. Klicken Sie auf E-Mail senden.

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen eines neuen Passworts.

Hinweis: Der Link zum Zurücksetzen des Passworts ist zeitlich begrenzt. Wenn er abläuft, senden Sie dem Benutzer einen neuen Reset.

Kunden von Einem Portalbenutzer Trennen

Klicken Sie in der Spalte Zugeordnete Kunden auf das Kunden-Badge und wählen Sie Vom Kunden trennen. Dadurch wird nur der Zugriff auf den ausgewählten Kunden entfernt.

Wenn der Benutzer auch anderen Kunden zugeordnet ist, bleibt sein Konto aktiv. Wenn dies sein letzter Kunde war, entfernt die Anwendung je nach Situation den Portalzugriff oder das gesamte Portalkonto.

Benutzer Löschen

Öffnen Sie das Löschen über das Papierkorbsymbol in der Benutzerzeile.

• Bei einem internen Benutzer wird das Konto gelöscht oder der Anwendungszugriff entfernt, wenn der Benutzer auch anderen Systemzugriff hat.
• Bei einem Portalbenutzer wird der Benutzer von allen zugeordneten Kunden getrennt. Wenn er keinen anderen Zugriff hat, wird das Portalkonto gelöscht.
• Ihr eigenes Konto kann nicht gelöscht werden, wenn dadurch Ihr einziger Zugriff verloren ginge.
• Protokolle und Einträge, die der Benutzer erstellt hat, bleiben erhalten.

Achtung: Löschen oder entfernen Sie Zugriff erst, nachdem Sie die zugeordneten Kunden und die laufende Arbeit des Benutzers geprüft haben.

Offline-Modus

Die Benutzerverwaltung benötigt eine Internetverbindung. Ohne Verbindung wird die Benutzerliste nicht geladen, und Hinzufügen, Bearbeiten, Passwort-Reset und Löschen sind nicht verfügbar.

Praktische Empfehlungen

• Verwenden Sie Firmen-E-Mails für interne Mitarbeiter, damit die Kontozuordnung klar ist.
• Wenn ein Kunde mehrere Firmen gleichzeitig sehen soll, erstellen Sie einen Portalbenutzer und ordnen Sie alle benötigten Firmen zu.
• Wenn ein Kunde nur ausgewählte Standorte sehen soll, legen Sie dies unter Zugriff auf Standorte fest.
• Wenn ein Benutzer die Einladung nicht erhält, prüfen Sie zuerst die E-Mail-Adresse und senden Sie danach einen Passwort-Reset.

Zugehörige Zugriffsänderungen finden Sie auch in der Aktivität.