Protokolldetail

Hier finden Sie alle Protokolldaten — von Kundendaten über durchgeführte Arbeiten bis zur Änderungszeitleiste und dem PDF-Download.

ProtokolldetailDesktop

Zugriff auf das Detail

Das Protokolldetail öffnen Sie:

• Durch Klicken auf eine Zeile in der Protokollhistorie
• Durch Klicken auf die Protokollnummer in der Liste
• Über einen direkten Link (die URL enthält die Protokoll-ID)

Kopfbereich

Im oberen Bereich der Seite finden Sie:

• Protokollnummer — eindeutige Kennung des Protokolls
• Protokollstatus — farbige Kennzeichnung (siehe unten)
• Revisionskennzeichnung — wenn das Protokoll erneut geöffnet wurde, erscheint Rev. 1, Rev. 2 usw.
• Sperrkennzeichnung — wenn jemand das Protokoll gerade bearbeitet, sehen Sie Wird bearbeitet (Kollege) oder Sie bearbeiten (Sie)
• Kundenname — zur schnellen Orientierung
• Zurück-Schaltfläche — Rückkehr zur Protokollhistorie

Hinweis zu Sperren: Die Anwendung verhindert, dass mehrere Benutzer dasselbe Protokoll gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie Wird bearbeitet sehen, warten Sie, bis der Kollege fertig ist, oder kontaktieren Sie ihn.

Protokollstatus

Jedes Protokoll hat einen Status, der zeigt, in welcher Phase es sich befindet:

Tipp: Der Status Zurückgegeben erscheint nur, wenn das Protokoll in Bearbeitung ist und die letzte Aktion eine Rückgabe aus der Prüfung war. Sie sehen ihn im Kopfbereich und in der Protokollliste.

Ablauf des Lebenszyklus

Der Ablauf hängt von der Einstellung des Protokollprozesses in Ihrer Organisation ab. Der Administrator konfiguriert ihn in den Protokolleinstellungen.

Ohne Prozess (direktes Senden)

Die einfachste Einstellung. Der Techniker füllt das Formular aus und sendet das Protokoll mit einem Klick an den Kunden.

1. Der Techniker füllt das Formular aus
2. Klickt auf Senden → das Protokoll ist Gesendet (final)
3. Das PDF wird generiert und per E-Mail an den Kunden gesendet

Keine Zwischenschritte, keine Prüfung. Geeignet, wenn Sie allein arbeiten oder keine Freigabe benötigen.

Mit optionaler Prüfung

Der Techniker kann das Protokoll speichern, später zurückkehren und entscheiden, ob er es direkt sendet oder prüfen lässt.

1. Der Techniker füllt das Formular aus
2. Klickt auf Speichern → das Protokoll ist In Bearbeitung
3. Der Techniker kann jederzeit zurückkehren, bearbeiten und dann:
   • Auf Senden klicken → das Protokoll ist Gesendet (final)

Der Vorgesetzte sieht Protokolle in Bearbeitung und kann sie prüfen oder senden.

Mit Pflichtprüfung

Der Techniker muss jedes Protokoll zur Prüfung übergeben. Nur der Vorgesetzte kann es an den Kunden senden.

1. Der Techniker füllt das Formular aus
2. Klickt auf Speichern → das Protokoll ist In Bearbeitung
3. Wenn das Formular vollständig ist, klickt er auf Zur Prüfung → das Protokoll ist In Prüfung
4. Der Vorgesetzte prüft das Protokoll:
   • Wenn alles in Ordnung ist → klickt auf Senden → das Protokoll ist Gesendet (final)
   • Wenn eine Korrektur nötig ist → gibt es an den Techniker zurück → das Protokoll ist Zurückgegeben
5. Der Techniker korrigiert und übergibt erneut Zur Prüfung
6. Nach Freigabe sendet der Vorgesetzte → Gesendet

Abschluss ohne E-Mail an den Kunden

Wenn der Kunde das Protokoll nicht per E-Mail braucht, zum Beispiel weil er es im Kundenportal herunterlädt, wählen Sie im Dialog zur Auswahl der Empfänger keine Adresse aus und klicken Sie auf Ohne E-Mail an den Kunden abschließen.

• Das Protokoll ist dann Gesendet und das PDF wird erstellt. Der Kunde erhält keine E-Mail.
• Im Kopfbereich des Protokolls erscheint die Kennzeichnung Ohne E-Mail an den Kunden, im Änderungsverlauf die Zeile Ohne E-Mail an den Kunden abgeschlossen und beim Feld E-Mail der Hinweis Keine E-Mail an den Kunden gesendet.
• Die interne Kopie wird gemäß den Firmeneinstellungen gesendet und gibt an, dass der Kunde keine E-Mail erhalten hat.
• Sie können das Protokoll dem Kunden später über PDF erneut senden schicken. Die Kennzeichnung verschwindet dann.

Konnte die E-Mail an den Kunden beim Senden nicht zugestellt werden, erscheint beim Feld E-Mail der Hinweis Zustellung der E-Mail an den Kunden nicht bestätigt.

Vorbereitung von Protokollen durch den Manager

Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Manager vor dem Einsatz eine Grundlage des Protokolls erstellen:

1. Der Manager erstellt ein Protokoll und füllt bekannte Daten aus (Kunde, Adresse, Arbeitsart)
2. Er weist das Protokoll einem Techniker zu
3. Der Techniker ergänzt im Feld die fehlenden Daten (Materialien, Fotos, Unterschriften)
4. Er fährt nach dem eingestellten Prüfmodus fort (direkt senden oder zur Prüfung übergeben)

Gesendetes Protokoll erneut öffnen

Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Vorgesetzter ein bereits gesendetes Protokoll zur Korrektur öffnen:

1. Der Vorgesetzte öffnet das gesendete Protokoll
2. Klickt auf Erneut öffnen — ein Bestätigungsdialog erscheint
3. Optional füllt er Grund für das erneute Öffnen aus (z. B. „Korrektur der Materialmenge”, „Unterschrift ergänzen”)
4. Bestätigt die Aktion — das Protokoll kehrt in den Status In Bearbeitung zurück
5. Nach der Korrektur durchläuft es erneut den Prüf- und Sendeprozess
6. Die Revisionsnummer wird automatisch erhöht — beim nächsten Senden erscheint Rev. 1, Rev. 2 usw.

Hinweis: Kunde und Standort lassen sich in einer Revision nicht ändern — eine Revision korrigiert das Protokoll desselben Kunden. Für einen anderen Kunden erstellen Sie ein neues Protokoll.

Tipp: Der Grund für das erneute Öffnen ist optional, wird aber empfohlen — er hilft Kollegen und Ihnen später zu verstehen, warum das Protokoll geändert wurde.

Jedes erneute Öffnen wird in der Zeitleiste erfasst und die ursprüngliche Version bleibt in der Historie. Bei Revisionen werden Pflichtunterschriften zu Warnungen — sie sind nicht nötig, um das Protokoll erneut senden zu können, wenn die Unterschriften bereits beim ersten Senden vorhanden waren.

Auf dem Gerät wartende Änderung

Wenn Sie das Protokoll ohne Verbindung bearbeitet haben, zeigt eine Leiste oben im Detail den Zustand Ihrer Änderung:

• Änderung wartet auf das Senden — wird nach dem Verbinden automatisch gespeichert; mit Änderung öffnen können Sie sie noch bearbeiten
• Die Änderung wird gerade gesendet… — warten Sie, bis sie gespeichert ist
• Gespeichert – bereit zum Senden — die Änderung ist gespeichert; senden Sie das Protokoll mit Senden (Sie wählen die E-Mail-Adressen) oder übergeben Sie es Zur Prüfung; Schließen blendet den Hinweis aus
• Das Protokoll wurde inzwischen geändert — jemand anderes hat eine neuere Version gespeichert; Meine Änderung öffnen zeigt die Unterschiede, und Sie entscheiden, welche Version bleibt, oder Meine Änderung verwerfen
• Die Änderung kann nicht gespeichert werden — z. B. wurde das Protokoll inzwischen gesendet oder storniert; öffnen oder verwerfen Sie die Änderung
• Die Änderung konnte nicht gesendet werden — Erneut versuchen

Bis die Änderung gespeichert ist, sind die Schaltflächen Senden und Zur Prüfung oben deaktiviert — sie würden das Protokoll ohne Ihre Änderung senden.

Mehr in der Anleitung Offline-Modus.

Aktionen mit dem Protokoll

PDF anzeigen

Mit PDF anzeigen öffnen Sie das Protokoll direkt in der Anwendung im PDF-Viewer. Der Viewer unterstützt:

• Vergrößern und Verkleinern
• Durchblättern der Seiten
• Download auf das Gerät

PDF herunterladen

Die Schaltfläche PDF herunterladen speichert die Datei direkt auf Ihrem Gerät. Der Dateiname entspricht der Protokollnummer.

Teilen

Die Schaltfläche Teilen öffnet das systemeigene Teilen-Menü Ihres Geräts. Sie können teilen:

• Per E-Mail
• Über Messenger-Apps
• Durch Speichern in Dateien
• Mit einer anderen installierten Anwendung

Hinweis: Die Teilen-Funktion hängt von den Möglichkeiten Ihres Geräts und Browsers ab.

PDF erneut senden

Wenn Sie das Protokoll erneut per E-Mail senden müssen:

1. Klicken Sie auf PDF erneut senden
2. Wählen Sie im Dialog die Empfänger:
   • E-Mail aus der Kundenadresse
   • E-Mail des Kunden (Firma)
   • E-Mail des Administrators/Managers
   • Eigene E-Mail-Adresse
3. Klicken Sie auf Senden

Sie können mehrere Empfänger gleichzeitig auswählen.

Protokoll löschen

Wenn Sie die Berechtigung zum Löschen von Protokollen haben:

1. Klicken Sie auf Löschen (Papierkorb-Symbol)
2. Bestätigen Sie die Aktion im Dialog

Warnung: Das Löschen eines Protokolls ist unwiderruflich. Ein gelöschtes Protokoll kann nicht wiederhergestellt werden.

Zeitleiste

Unter dem Protokollkopf finden Sie die Zeitleiste — eine chronologische Übersicht aller Ereignisse und Änderungen seit der Erstellung des Protokolls.

Zeitleiste des ProtokollsDesktop

Ereignistypen

Was Sie im Ereignisdetail finden

Bei jedem Ereignis sehen Sie:

• Datum und Uhrzeit — wann das Ereignis stattgefunden hat
• Wer — Name des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat
• Geänderte Abschnitte — farbige Kennzeichnungen zeigen, in welchen Abschnitten Änderungen stattfanden (z. B. Materialien, Schädlinge, Fotos)

Mit Änderungsdetails klappen Sie eine detaillierte Änderungsübersicht auf:

• Bei Textfeldern sehen Sie den alten und neuen Wert
• Bei Listen (Materialien, Schädlinge) sehen Sie hinzugefügte, entfernte oder geänderte Positionen
• Bei Fotos sehen Sie Vorschauen hinzugefügter oder entfernter Fotos

Was der Kunde im Portal sieht

Im Kundenportal sieht der Kunde eine verkürzte Zeitleiste:

• Erstellung, Unterschriften, Senden mit der Revisionsnummer, Öffnung zur Korrektur mit dem Grund und Stornierung,
• Änderungen nach der ersten Unterschrift oder dem ersten Senden — nur die Namen der Abschnitte, die der Kunde im Detail oder im PDF sieht, ohne alte und neue Werte (diese hat er im Nachtrag zum PDF).

Die Prüfrunde (Übergabe zur Prüfung, Rückgabe zur Überarbeitung), Änderungen der Technikerzuweisung, zugehörige Protokolle, Rechnungen, Rechnungskorrekturen, E-Mail-Empfänger sowie interne Protokolldaten (Planungsnotiz, Abrechnungsstatus) sieht der Kunde nicht. Welche Abschnitte der Kunde erhält, bestimmen die Abschnittseinstellungen.

Zeitleiste des Protokolls im KundenportalDesktop

Hinweis auf ungültige Unterschriften

Wenn nach der Unterschrift Änderungen an den Daten vorgenommen wurden, weist die Anwendung auf zwei Arten darauf hin:

1. Gelber Banner im oberen Detailbereich

Über dem Protokoll erscheint ein deutlicher Banner „Die Unterschrift entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand des Protokolls”. Der Banner zeigt:

• Welche Unterschriften ungültig wurden — Kunde, Techniker oder beide
• Geänderte Abschnitte — farbige Kennzeichnungen mit Feldnamen, in denen Änderungen stattfanden (z. B. Materialien, Schädlinge, Notizen)
• Schaltfläche „Änderungshistorie anzeigen” — scrollt direkt zur Zeitleiste

2. Ereignis in der Zeitleiste

In der Zeitleiste erscheint das Ereignis Ungültige Unterschrift mit Details, welche Felder die Unterschrift ungültig gemacht haben.

Was nun? Öffnen Sie das Protokoll zur Bearbeitung (wenn Sie berechtigt sind) und unterschreiben Sie erneut — die Unterschriften werden aktualisiert und der Banner verschwindet. Damit bestätigen Sie, dass die Unterschriften den aktuellen Daten entsprechen.

Detailabschnitte

Das Protokolldetail ist in mehrere Abschnitte gegliedert. Die Anzeige einzelner Abschnitte hängt von den Einstellungen Ihrer Organisation ab.

Kundendaten

• Name / Firmenname
• Rechnungsadresse (Sitz)
• Kontakt-E-Mail und Telefon
• Unternehmens-ID, Steuer-ID, USt-ID (falls ausgefüllt)

Einsatzort

Informationen zum Standort, an dem die Arbeit durchgeführt wurde:

• Name des Standorts (falls abweichend vom Sitz)
• Adresse des Einsatzorts
• Kontaktperson vor Ort
• Telefon und E-Mail des Einsatzorts

Arbeitsdetails

• Datum und Uhrzeit des Arbeitsbeginns
• Datum und Uhrzeit des Arbeitsendes
• Arbeitsart (z. B. Deratisierung, Desinsektion)
• Arbeitsuntertyp (z. B. präventive Kontrolle)
• Erstellungsdatum des Protokolls

Tags

Farbige Kennzeichnungen (Tags) am Protokoll. Wenn Sie berechtigt sind:

• Können Sie neue Tags mit + hinzufügen
• Können Sie Tags mit × am Tag entfernen

Hinweis: Die Verfügbarkeit von Tags hängt von Ihren vom Administrator eingerichteten Berechtigungen ab.

Techniker

• Haupttechniker — verantwortlich für die Durchführung der Arbeit
• Weitere Techniker — mitarbeitende Techniker (falls angegeben)

GPS-Positionen

Wenn das Protokoll GPS-Daten enthält:

• Arbeitsbeginn — Position beim Öffnen des Formulars
• Arbeitsende — Position beim Speichern des Protokolls
• Synchronisierung — Position bei der Synchronisierung des Offline-Protokolls

Die Positionen erfasst der Techniker, dem das Protokoll zugewiesen ist, und zwar nur einmal. Bearbeitungen des Protokolls durch andere Benutzer (z. B. das Büro) ändern sie nicht, und das Formular ermittelt deren Position nicht. Ein vom Manager für einen Techniker vorbereitetes Protokoll hat keine Positionen, bis der Techniker es speichert.

Durch Klicken auf die Koordinaten öffnen Sie die Position in Google Maps.

Schädlinge

Liste der gefundenen Schädlinge mit Angaben:

• Schädlingsart
• Genauere Spezifikation (falls angegeben)
• Anzahl/Intensität

Verwendete Materialien

Liste der bei der Arbeit verwendeten Materialien:

• Materialname
• Menge
• Konzentration (falls angegeben)

Installationen

Liste der installierten Geräte:

• Gerätetyp
• Stückzahl

Fotodokumentation

Galerie der Fotos vom Einsatzort. Durch Klicken auf ein Foto vergrößern Sie es. In der vergrößerten Ansicht können Sie:

• Zwischen Fotos wischen
• Details vergrößern
• Durch Klicken außerhalb des Bildes schließen

Mängel

Zeigt festgestellte Mängel in Kategorien:

• Organisatorische Mängel — Probleme bei der Arbeitsorganisation
• Bauliche Mängel — Mängel am Gebäude
• Hygienische Mängel — Hygienemängel

Für jede Kategorie werden angezeigt:

• Status (ja/nein/ohne Mängel)
• Beschreibung des Mangels
• Fotos (falls beigefügt)

Zusätzliche Informationen

• Vorübergehende Systemlagerung
• Versicherungsfall
• Anzahl der Konzessionäre
• Termin des nächsten Einsatzes
• Termin der nächsten Kontrolle

Empfehlungen

Liste der Empfehlungen für den Kunden. Jede Empfehlung enthält:

• Name/Überschrift
• Empfehlungstext
• Illustrationsbild (falls zugewiesen)

Notizen

Textnotizen zum Protokoll, die vom Techniker eingegeben wurden.

Offline-Modus

Im Offline-Modus:

• ✅ Können Sie Protokolle ansehen, die vor der Trennung geladen wurden
• ✅ Können Sie das Protokoll bearbeiten — die Änderung wird nach dem Verbinden gespeichert
• ⚠️ PDFs und Fotos sind nur verfügbar, wenn Sie sie zuvor mit Verbindung geöffnet haben
• ❌ Teilen und Senden per E-Mail ist nicht möglich

Tipps

Tipp: Wenn Sie ein bestimmtes Protokoll schnell finden müssen, verwenden Sie die Suche nach Protokollnummer in der Historie.

Tipp: Beim Teilen über Mobilgeräte können Sie das Protokoll direkt per WhatsApp oder einer anderen Messenger-App senden.

Tipp: Tags helfen Ihnen, Protokolle für spätere Filterung zu kategorisieren — zum Beispiel „dringend”, „Reklamation” oder „VIP-Kunde”.

Tipp: Die Zeitleiste hilft Ihnen genau nachzuvollziehen, wer wann Änderungen am Protokoll vorgenommen hat.