Google Calendar
Wenn Ihre Firma die Arbeit mit dem Google Kalender plant, kann Deratix geplante Protokolle auch in Google-Kalender schreiben. Das Büro plant die Einsätze weiterhin in Deratix, die Termine können aber zusätzlich im Firmenkalender oder in den Kalendern der Techniker erscheinen.
Wann sich die Synchronisation lohnt
Die Synchronisation ist vor allem dann sinnvoll, wenn:
- das Büro die Einsätze im Protokoll-Kalender plant,
- Techniker ihren Tag im Google Kalender verfolgen,
- die Firma eine gemeinsame Übersicht in einem Firmenkalender haben möchte,
- ein geplantes Protokoll ohne manuelles Abtippen im Arbeitstag des Technikers landen soll.
Hinweis: Die Synchronisation ist optional. Wenn Sie Google Calendar nicht verwenden, funktioniert die Protokollplanung in Deratix auch ohne sie.
Firmen-Google-Konto verbinden
Der Administrator verbindet zuerst das Google-Konto, dessen Kalender verwendet werden sollen. Nach dem Verbinden wählt er den Ziel-Firmenkalender oder die den Technikern zugeordneten Kalender aus.
Beim Trennen des Kontos können Sie entscheiden, ob die von Deratix erstellten Termine im Google Kalender bleiben oder noch vor dem Trennen entfernt werden sollen.
Wohin die Protokolle synchronisiert werden
In der Einstellung Wohin Protokolle synchronisieren wählen Sie einen der Modi:
| Modus | Wann er passt |
|---|---|
| Nur Firmenkalender | Die Firma möchte einen gemeinsamen Kalender für den Einsatzplan |
| Nur Technikerkalender | Jeder Techniker soll seine zugeteilten Einsätze im eigenen Kalender haben |
| Firmen- und Technikerkalender | Das Büro braucht die gemeinsame Übersicht und die Techniker zusätzlich ihren eigenen Tagesplan |
Wenn Sie einen Modus mit Technikerkalendern wählen, legen Sie den Kalender für die einzelnen Techniker fest. Beim Techniker sehen Sie, ob das Firmen-Google-Konto oder das persönliche Google-Konto des Technikers verwendet wird.
Persönlicher Google-Kalender des Technikers
Wenn der Administrator die Option Technikern persönlichen Google-Kalender erlauben aktiviert, kann ein Techniker in seinen Einstellungen sein eigenes Google-Konto verbinden und einen Kalender für seine zugeteilten Protokolle auswählen.
Der Techniker findet diese Möglichkeit unter Meine Einstellungen → Integrationen. Hat der Administrator persönliche Kalender nicht erlaubt, sieht der Techniker den Hinweis, dass der persönliche Google-Kalender wegen der Firmeneinstellung nicht verfügbar ist.
Diese Einstellung ist praktisch, wenn Techniker ihren eigenen Google Kalender bereits nutzen und Sie ihre gewohnte Tagesplanung nicht ändern möchten.
Welche Protokolle geschrieben werden
Deratix synchronisiert geplante Protokolle nach den Regeln der Firma. Der Administrator kann festlegen, ob auch Entwurf-Protokolle und Protokolle in Prüfung geschrieben werden.
Auch für abgeschlossene Zustände gibt es Regeln:
- bei einem gesendeten Protokoll können Sie den Termin behalten, als erledigt markieren oder entfernen,
- bei einem stornierten Protokoll können Sie den Termin behalten, als storniert markieren oder entfernen,
- der Termin kann auch die interne Anweisung für den Techniker aus der Planung enthalten.
Nach dem Verbinden des Kontos können Sie künftige Protokolle nachträglich in den Kalender übernehmen und prüfen lassen, ob sich die Termine im Google Kalender zwischenzeitlich geändert haben.
Darauf sollten Sie achten
- Die Synchronisation benötigt ein aktiv verbundenes Google-Konto und einen ausgewählten Zielkalender.
- Hat ein Techniker keinen Kalender eingestellt, hängt das Verhalten vom gewählten Modus und den Firmenregeln ab.
- Speichern Sie Regeländerungen zuerst. Starten Sie erst danach die manuelle Übernahme oder die Kalenderprüfung.
- Der Zugriff auf diese Einstellungen hängt von Ihren vom Administrator festgelegten Berechtigungen ab.
Verwandte Themen
- Protokoll-Kalender — Einsatzplanung in Deratix
- Folgeeinsätze und Folgekontrollen — Anschlussprotokoll nach dem Senden erstellen
- Übersicht der Integrationen — weitere Integrationen in Deratix