Beim Kunden ankommen und das Protokoll sofort ausfüllen
Der Techniker kommt beim Kunden an. Er öffnet die App und diese schlägt ihm anhand der GPS-Position automatisch den nahegelegenen Kunden vor. Er wählt den Standort aus und die Kontaktdaten werden automatisch ausgefüllt — Name der Kontaktperson, Telefon, E-Mail. Wenn sich etwas geändert hat, korrigiert er es direkt im Formular und speichert die Änderung mit einem Tipp auch in der Kundenkarte. Nichts von Papier abtippen, nichts in einer Liste suchen. Handelt es sich um einen neuen Kunden, legt er diesen direkt aus dem Formular an — ohne zwischen Bildschirmen zu wechseln.
Das Formular passt sich an das an, was Ihr Unternehmen macht
Jedes Schädlingsbekämpfungsunternehmen arbeitet etwas anders. Manche sind auf Nagerbekämpfung spezialisiert, andere konzentrieren sich hauptsächlich auf Insektenbekämpfung, wieder andere kombinieren alle Dienstleistungsarten. Deshalb richten Sie Einsatztypen und -untertypen selbst ein — entsprechend den Dienstleistungen, die Sie anbieten. Das Formular passt sich dann an: Es zeigt relevante Materialien, Schädlinge und Empfehlungen basierend auf dem gewählten Arbeitstyp. Sie können auch Formularabschnitte nach Bedarf aktivieren und deaktivieren — wenn Sie Installationen nicht verfolgen, deaktivieren Sie den Abschnitt einfach.
Eine genaue Aufzeichnung dessen, was Sie getan und gefunden haben
Bei jedem Einsatz halten Sie genau fest, was Sie verwendet haben und was Sie vor Ort vorgefunden haben. Materialien werden mit Menge, Einheit und Konzentration eingegeben — Informationen, die sowohl für die Abrechnung als auch für Kontrollbehörden wichtig sind. Zielschädlinge werden mit Befallsgrad erfasst, was beim nächsten Besuch zeigt, wie sich die Situation entwickelt. Installierte Geräte — Fallen, Überwachungsstationen, Köder — werden nach Typ und Anzahl erfasst. Alles wird aus vorbereiteten Schlüsselverzeichnissen ausgewählt, die Sie selbst verwalten.
Fotografieren Sie den Standort und der Kunde sieht genau, was behoben werden muss
Der Techniker dokumentiert den Standort während des Einsatzes mit Fotos — direkt aus der App aufgenommen, mit einer Beschriftung versehen und durch Ziehen sortiert. Wenn er vor Ort Mängel findet, kategorisiert er sie — organisatorisch, baulich oder hygienisch — und fügt zu jedem eine Beschreibung und ein Foto als Nachweis hinzu. Der Kunde sieht dann im PDF-Protokoll genau, was festgestellt wurde und was behoben werden muss. Empfehlungen aus der Bibliothek werden automatisch nach Arbeitstyp und Schädling gefiltert.
Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm und das Protokoll ist vollständig
Nach Abschluss des Einsatzes unterschreiben Sie das Protokoll direkt vor Ort. Sowohl Kunde als auch Techniker unterschreiben mit dem Finger auf dem Telefon- oder Tablet-Bildschirm — kein Papier, kein Scannen, kein zusätzliches Versenden. Unterschriften werden automatisch in das PDF eingebettet, das in Ihrem Firmendesign generiert wird — mit Logo, Farben und Stempel. Sie senden das Protokoll dann per E-Mail direkt aus der App an den Kunden, oder der Kunde findet es selbst im Kundenportal.
Auch im Keller ohne Signal füllen Sie das Protokoll aus wie online
Keller, Lagerräume, Produktionshallen, ländliche Standorte — Signal ist oft schwach oder nicht vorhanden. Das Formular funktioniert ohne Internet genauso — alle Details ausfüllen, den Standort fotografieren, Unterschriften sammeln. Das gesamte Protokoll wird auf dem Gerät gespeichert und automatisch an den Server gesendet, wenn Sie sich verbinden. Die Synchronisierung geschieht von selbst. Und falls Sie die App versehentlich geschlossen haben oder der Akku leer war, finden Sie den Protokollentwurf genau dort, wo Sie aufgehört haben.
Manager bereitet vor, Techniker fügt die Ergebnisse hinzu
Morgens vor dem Ausrücken öffnet der Manager die App und bereitet Protokolle für den ganzen Tag vor. Für jedes füllt er Kunde, Adresse, Arbeitstyp und etwaige Notizen aus. Der Techniker kommt beim Kunden an, öffnet das vorbereitete Protokoll und fügt nur hinzu, was er vor Ort vorgefunden hat — verwendete Materialien, Fotos, Gerätestatus. Keine Verwaltungsaufgaben, keine Kontakte nachschlagen, keinen Arbeitstyp auswählen. Alles ist vorbereitet.
Das System weist auf fehlende Daten hin, bevor Sie absenden
Der Techniker füllt das Protokoll aus, tippt auf Senden — und das System zeigt, was noch fehlt. Kundenunterschrift, Fotodokumentation, Materialien, Kontaktperson. Für jede Datenart legen Sie fest, ob die Prüfung aus, als Warnung oder als Pflicht gelten soll. Warnungen sind gelb — der Techniker sieht sie, kann aber fortfahren. Pflichtpunkte sind rot — ohne ihre Erfüllung kann das Protokoll nicht abgesendet werden.
Auch ein abgesendetes Protokoll kann korrigiert werden — und nichts geht verloren
Es kann vorkommen, dass Sie nach dem Absenden eines Protokolls einen Fehler entdecken — einen Tippfehler bei einem Material, ein fehlendes Foto, eine falsche Anzahl. Anstatt ein neues Protokoll zu erstellen, öffnen Sie das ursprüngliche und erstellen eine Revision. Korrigieren Sie was nötig ist, die Originalversion bleibt erhalten und die neue Revision wird mit einer Nummer versehen. Jede Änderung wird im Protokollverlauf vermerkt.
