Ein Techniker sendet ein Protokoll ab und der Manager stellt einen Tag später fest, dass ein Foto ergänzt oder die Materialmenge korrigiert werden muss. Deratix ermöglicht es jetzt, mit einem abgesendeten Protokoll weiterzuarbeiten — es erneut zu öffnen, zur Korrektur an den Techniker zurückzusenden oder es vor dem Versand prüfen zu lassen. Jede dieser Möglichkeiten ist optional und das Unternehmen aktiviert nur das, was der eigene Workflow erfordert.
Wiedereröffnung und Revisionen
Ein abgesendetes Protokoll kann jederzeit erneut geöffnet werden. Das System speichert automatisch den ursprünglichen Zustand — was zum Zeitpunkt des Absendens im Protokoll stand, einschließlich des PDFs. So ist immer nachvollziehbar, wie das Protokoll vor der Änderung aussah.
Die Protokollnummer bleibt gleich, es wird lediglich eine Revisionsbezeichnung hinzugefügt — zum Beispiel Rev. 1, Rev. 2. Für den Kunden und die Dokumentation ist klar, dass es sich um dasselbe Protokoll in einer korrigierten Version handelt.
Der Manager kann bei der Wiedereröffnung einen Grund angeben — zum Beispiel „Fotodokumentation ergänzen” oder „Materialverbrauch korrigieren”. Nach der Bearbeitung wird das Protokoll auf dem üblichen Weg erneut abgesendet.
Praktisches Detail: Beim erneuten Absenden verlangt das System die Kundenunterschrift nicht als Pflichtfeld. Wenn der Kunde nicht anwesend ist, kann das Protokoll auch ohne seine Unterschrift abgesendet werden — das System weist lediglich auf die fehlende Unterschrift hin.
Die Wiedereröffnung wird in den Einstellungen aktiviert. Ein Unternehmen, das diese Funktion nicht benötigt, lässt die Option einfach deaktiviert.
Genehmigung durch den Manager vor der Zustellung an den Kunden
Manche Unternehmen benötigen eine Prüfung jedes Protokolls durch den Manager, bevor es den Kunden erreicht. Andere bevorzugen, dass der Techniker das Protokoll direkt versendet. Deratix unterstützt beide Varianten und das Unternehmen wählt jederzeit, welche besser passt.
Optionale Prüfung — der Techniker kann das Protokoll direkt an den Kunden senden oder es zunächst dem Manager zur Kontrolle vorlegen. Die Entscheidung liegt bei ihm.
Pflichtprüfung — der Techniker sendet das Protokoll „zur Prüfung” und der Manager genehmigt es und leitet es an den Kunden weiter, oder er sendet es mit einem Hinweis an den Techniker zurück, was korrigiert werden muss. Der Techniker sieht das zurückgesendete Protokoll in der Liste mit einer speziellen Kennzeichnung und kann es sofort bearbeiten.
Der gesamte Prozess wird über einen einzigen Schalter in den Einstellungen aktiviert. Wenn er deaktiviert ist, werden Protokolle direkt erstellt und versendet — ohne Zwischenschritte.
Protokollvorbereitung im Voraus
Bei geplanten Serviceeinsätzen kann der Manager ein Protokoll bereits vor der Abfahrt des Technikers vorbereiten. Er füllt den Kunden, die Adresse, die Arbeitsart und weitere vorab bekannte Angaben aus.
Der Techniker öffnet vor Ort das vorbereitete Protokoll, ergänzt die Ergebnisse des Einsatzes und sendet es weiter — zur Prüfung oder direkt an den Kunden, je nach gewähltem Modus.
Auch diese Möglichkeit wird separat aktiviert. Ein Unternehmen, in dem der Techniker Protokolle von Anfang an selbst erstellt, muss sie nicht verwenden.
Was das System vor dem Absenden alles prüft
Vor dem Absenden eines Protokolls überprüft das System, ob wichtige Angaben fehlen. Geprüft werden können die Unterschrift des Technikers, die Unterschrift des Kunden, die Fotodokumentation, Empfehlungen, Materialien, Schädlinge und die Kontaktperson.
Jede dieser Prüfungen stellt das Unternehmen auf eine von drei Stufen ein:
- Deaktiviert — das System prüft die betreffende Angabe nicht.
- Warnung — das System zeigt einen Hinweis an, das Absenden wird jedoch nicht blockiert.
- Pflicht — das Protokoll kann nicht abgesendet werden, solange die Angabe fehlt.
Die Einstellung ist getrennt für Techniker und Manager. Zum Beispiel: Vom Techniker verlangt das Unternehmen die Fotodokumentation als Pflichtfeld, aber der Manager kann ein wiedereröffnetes Protokoll auch ohne sie absenden.
Standardmäßig sind alle Prüfungen deaktiviert. Das Unternehmen aktiviert nur diejenigen, die für seine Arbeitsweise sinnvoll sind.
Die gesamte Historie an einem Ort
Jedes Protokoll enthält eine Zeitleiste aller Ereignisse — Erstellung, Bearbeitung, Unterzeichnung, Einreichung zur Prüfung, Rücksendung, Wiedereröffnung.
Änderungen werden auf Ebene der einzelnen Felder protokolliert. Wenn der Techniker nach der Wiedereröffnung die Materialmenge ändert oder ein Foto ergänzt, ist in der Historie genau ersichtlich, was sich wann geändert hat.
Wenn sich Daten im Protokoll nach einer Unterzeichnung ändern, weist das System darauf hin und zeigt an, welche Felder seit der letzten Unterschrift geändert wurden.
Wenn eine andere Person das Protokoll bearbeitet, sehen die übrigen Beteiligten dies. Das System zeigt den Namen der Person an, die das Protokoll gerade bearbeitet, und verhindert eine gleichzeitige Bearbeitung.
Dokumente in Ordnern
Neben der bestehenden Tabellenansicht gibt es jetzt die Möglichkeit, auf eine Ordnerstruktur umzuschalten. Die Dokumente werden nach Typ geordnet — SDB, Zertifikate, Verträge, Lagepläne — und innerhalb jedes Ordners weiter nach Kunde und Zeitraum.
Beide Ansichten sind verfügbar und lassen sich mit einem Klick umschalten. Wenn auf einer Ordnerebene nur ein Eintrag vorhanden ist, überspringt das System diese automatisch und zeigt direkt den Inhalt an.
In der nächsten Version bereiten wir den Massen-Upload von Dateien vor. Anstatt den Dialog für jedes Dokument einzeln zu öffnen, können mehrere Dateien auf einmal ausgewählt, gemeinsame Angaben festgelegt — Typ, Standort, Sichtbarkeit im Portal — und in einem Schritt hochgeladen werden. Die Namen werden automatisch aus den Dateinamen übernommen und können vor dem Hochladen angepasst werden.
Schnelle Kundenanlage
Beim Erstellen eines neuen Kunden kann in einen vereinfachten Modus gewechselt werden, in dem nur Name und Adresse erforderlich sind. Weitere Angaben — E-Mail, Handelsregisternummer, Kundentyp — sind optional oder werden später ergänzt.
In den Einstellungen lässt sich festlegen, ob die E-Mail auch in diesem Modus Pflicht ist, und ein Tag auswählen, der so erstellten Kunden automatisch zugewiesen wird. Das vollständige Formular mit allen Feldern bleibt verfügbar und kann jederzeit aufgerufen werden.
Weitere Verbesserungen
Stockwerk und Wohnung in Adressen — bei Kundenadressen wurden neue Felder für Stockwerk und Wohnungs- oder Büronummer hinzugefügt. Beide sind optional. Wenn sie ausgefüllt sind, werden sie automatisch in Protokollen, im PDF und in E-Mails angezeigt.
Neue Adresse direkt aus dem Protokoll — wenn ein Kunde noch keinen Standort eingetragen hat, kann dieser direkt während der Protokollerstellung hinzugefügt werden, ohne das Formular verlassen zu müssen. Die Kontaktperson wird aus dem Kundennamen vorausgefüllt und kann angepasst werden.
Verwandte Funktionen
Zugehörige Dokumentation
- Protokoll erstellen
- Protokolldetail
- Protokollhistorie
- Protokolleinstellungen
- Abschnittseinstellungen
- Dokumentenverwaltung
- Kundendatenbank
Fazit
Version 0.60 erweitert die Arbeit mit Protokollen um Prüfung, Revisionen und Vorbereitung im Voraus. Jede dieser Möglichkeiten lässt sich unabhängig ein- oder ausschalten — das Unternehmen passt den Workflow an die eigenen Bedürfnisse an, ohne die bisherige Arbeitsweise ändern zu müssen.
Eine vollständige Übersicht der Änderungen finden Sie in der Versionshistorie.
