Die Kontrolle fragt nach dem SDB. Sie wissen genau, wo es zu finden ist.
Der Kunde möchte das Sicherheitsdatenblatt für ein Mittel, das Sie letzten Monat bei ihm eingesetzt haben. Die Aufsichtsbehörde verlangt einen Befähigungsnachweis des Technikers. Die Versicherung benötigt eine Kopie Ihrer Haftpflichtversicherung. Anstatt in Ordnern und alten E-Mails zu suchen, öffnen Sie die App, wählen den Kunden, das Material oder den Techniker — und das benötigte Dokument liegt vor Ihnen. PDFs können Sie direkt auf dem Bildschirm ansehen, ohne sie herunterzuladen.
Jedes Dokument am richtigen Ort
In einem Schädlingsbekämpfungsunternehmen arbeitet man mit vielen Dokumententypen, und jeder gehört an einen anderen Ort. Sicherheitsdatenblätter gehören zu den Mitteln, die Sie bei Einsätzen verwenden. Zertifikate, Befähigungsnachweise, Lizenzen und Versicherungen gehören zu bestimmten Technikern. Verträge gehören zu Kunden. Lagepläne und Anhänge zu durchgeführten Einsätzen. Wenn Sie ein Dokument dem richtigen Ort zuordnen, findet es jeder im Unternehmen genau dort, wo er es erwartet — nicht in einem separaten Archiv ohne Kontext.
- SDB und Zertifikate direkt den Materialien zuordnen, mit denen Sie arbeiten
- Befähigungsnachweise, Lizenzen, Versicherungen und Verträge bei bestimmten Technikern speichern
- Verträge und Unterlagen Kunden zuordnen
- Standortpläne und Anhänge mit durchgeführten Protokollen verknüpfen
Ein Vertrag gilt für das ganze Unternehmen, ein Plan nur für einen Standort
Nicht jedes Dokument bezieht sich auf eine bestimmte Adresse auf dieselbe Weise. Ein Kundenvertrag gilt in der Regel für alle seine Standorte. Ein Lageplan ist spezifisch für ein bestimmtes Gebäude. Deshalb wählen Sie für jedes Dokument, ob es für alle Kundenadressen, nur für ausgewählte Standorte oder für keine Adresse gilt. Wenn Sie später einen neuen Standort für einen Kunden hinzufügen, erscheinen Dokumente mit Gültigkeit für alle Adressen dort automatisch. Die Frage, zu welchem Standort ein Dokument gehört, stellt sich nie.
Ein Vertrag bleibt intern, ein SDB sieht das ganze Team
Nicht jedes Dokument ist für jeden gedacht. Interne Verträge und Preisunterlagen sollten Feldtechniker nicht sehen. Ein Technikerzertifikat kann für das gesamte Unternehmen nützlich sein. Ein SDB sollte für jeden zugänglich sein, der mit dem Material arbeitet. Für jedes Dokument legen Sie fest, wer Zugang hat — das ganze Team, nur die Leitung, ausgewählte Rollen oder nur Sie. Separat entscheiden Sie, ob das Dokument auch dem Kunden im Portal angezeigt wird. Unternehmens- und Kundensichtbarkeit vermischen sich nicht — Sie haben die volle Kontrolle über beides.
Sie wissen, was erneuert werden muss, bevor es eine Kontrolle feststellt
Zertifikate, Befähigungsnachweise und Versicherungen nur zu speichern reicht nicht — Sie müssen wissen, ob sie noch gültig sind. Bei jedem Dokument geben Sie einen Gültigkeitszeitraum an, und die App zeigt auf einen Blick, was in Ordnung ist, was sich dem Ablauf nähert und was bereits abgelaufen ist. Vor einer Kontrolle oder einem internen Audit filtern Sie alle abgelaufenen Dokumente auf einmal — über Techniker und Materialien hinweg. Statt zu suchen arbeiten Sie eine konkrete Aufgabe ab: Was muss erneuert werden und was ist bereits erledigt.
Der Kunde findet die benötigten Unterlagen selbst
Ein echter Vorteil entsteht, wenn der Kunde ein Dokument benötigt, ohne Sie anrufen oder anschreiben zu müssen. Im Kundenportal werden ihm automatisch die SDB zu Materialien angezeigt, die in seinen Protokollen der letzten zwei Jahre verwendet wurden. Zusätzlich können Sie weitere Dokumente freigeben, die bestimmten Standorten zugeordnet sind — Verträge, Lagepläne, Anhänge. Der Kunde hat alles auf einen Blick, was er bei einer Kontrolle vorzeigen muss. Für Ihr Unternehmen bedeutet das weniger Anrufe, weniger Anhänge per E-Mail und mehr Ruhe.
Alte Dokumente gehen nicht verloren, machen aber auch keinen Unordnung
Ein alter Vertrag, ein ursprüngliches Zertifikat oder ein ersetzter Anhang — manchmal braucht man sie nicht täglich, möchte sie aber auch nicht verlieren. Sie müssen keine Dokumente löschen, um die Liste ordentlich zu halten. Archivieren Sie sie einfach — sie verschwinden aus der täglichen Ansicht, bleiben aber erhalten. In Kombination mit der Filterung nach Typ, Gültigkeit, Autor oder Sichtbarkeit haben Sie immer einen übersichtlichen Arbeitsbereich und die Gewissheit, dass die Geschichte Ihres Unternehmens sicher ist.
