Wenn ein Unternehmen auf ein neues System umsteigt, kostet oft nicht die Schulung die meiste Zeit, sondern die Übernahme der Kundendaten. Namen, Adressen, Ansprechpartner, Standorte und Firmendaten. Werden diese manuell übertragen, wird selbst eine überschaubare Liste zur langwierigen Verwaltungsarbeit — und Fehler häufen sich, noch bevor ein Techniker überhaupt ins Feld aufbricht.
In Deratix gibt es jetzt einen Kundenimport aus Dateien. Nicht als blindes Hochladen einer Datenbank, sondern als kontrollierter Ablauf, bei dem Sie vor der Bestätigung sehen können, was neu angelegt wird, was zu bestehenden Kunden ergänzt wird und was Sie besser vorerst beiseitelassen.
Wenn Sie nicht mit manuellem Abtippen beginnen möchten
Diese Funktion ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Kundendaten bereits irgendwo vorliegen haben und sie nicht einzeln neu eingeben möchten. Typischerweise beim Start mit Deratix, beim Wechsel von einer anderen Verwaltung oder bei der Übertragung einer Datenbank zwischen zwei Umgebungen.
In der Praxis bedeutet das: Sie übernehmen nicht nur Firmennamen. Zusammen mit dem Kunden werden auch Adressen und weitere wichtige Angaben übertragen, sodass Sie nach dem Import nicht jeden Datensatz manuell nacharbeiten müssen.
Erst Vorschau, dann Import
Einer der wichtigsten Aspekte dieser Lösung ist, dass nichts blind geschieht. Nach dem Hochladen der Datei erstellt Deratix zunächst eine Übersicht, in der Sie sehen, wie viele Kunden neu sind, wie viele als Ergänzung zu bestehenden Kunden vorgeschlagen werden und welche Einträge eine Überprüfung verdienen.
Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie ein größeres Datenvolumen importieren. Statt dem Gefühl „hoffentlich hat es geklappt” haben Sie ein konkretes Bild davon, was passieren wird, bevor sich die Datenbank ändert.
- Probleme in den Quelldaten erkennen Sie noch vor dem eigentlichen Import.
- Sie sehen den Unterschied zwischen neuen und bestehenden Kunden, sodass das Ergebnis Sie nicht überrascht.
- Sie entscheiden pro Eintrag, nicht mit einem einzigen Massenklick ohne Kontrolle.
Deratix geht bei bestehenden Kunden lieber vorsichtig vor
Beim Import besteht die Herausforderung nicht nur darin, einen neuen Kunden anzulegen. Das eigentliche Problem ist zu unterscheiden, ob es sich um einen neuen Kunden handelt oder um ein Unternehmen, das Sie bereits unter einem leicht abweichenden Namen, mit einem anderen Ansprechpartner oder mit einem zusätzlichen Standort in der Datenbank haben.
Deratix gleicht bestehende Kunden daher anhand der Handelsregisternummer und Kontaktdaten ab — nicht nur anhand des Namens. Und wenn die Übereinstimmung schwächer ist, gibt das System nicht vor, die Entscheidung für Sie treffen zu können.
In der Praxis bedeutet das:
- stärkere Übereinstimmungen werden als Ergänzung zum bestehenden Kunden vorgeschlagen,
- schwächere Übereinstimmungen nur anhand des Namens werden deutlich gekennzeichnet und standardmäßig übersprungen,
- unklare Fälle können Sie öffnen und nebeneinander vergleichen, bevor Sie entscheiden.
Das ist genau die Art von Detail, die beim Import viele Probleme erspart. Ähnliche Firmennamen kommen in der Praxis häufig vor, und gerade dabei sind sowohl manuelle als auch automatische Importe am fehleranfälligsten.
Wichtig für Unternehmen mit mehreren Standorten
Viele Schädlingsbekämpfungsunternehmen behandeln einen Kunden nicht nur als eine einzige Firmenkarte. Ein Kunde hat oft mehrere Standorte, verschiedene Ansprechpartner und unterschiedliche Einsatzorte. Deshalb ist es wichtig, dass der Import nicht einfach nach dem Prinzip „Altes durch Neues ersetzen” funktioniert.
Wenn ein Kunde in Deratix bereits existiert, kann der Import neue Adressen ergänzen und gleichzeitig das beibehalten, was Sie bereits korrekt eingerichtet haben. Stimmt eine importierte Adresse mit einer bestehenden überein, wird kein unnötiges Duplikat erstellt. Handelt es sich um einen neuen Standort, wird er dem Kunden hinzugefügt.
Das ist in der Praxis sehr wichtig. Die Datenbank kann wachsen, ohne dass Sie nach dem Import ein Chaos aufräumen, gleiche Adressen zusammenführen oder einen Kunden korrigieren müssen, der vorher in Ordnung aussah.
Beispiel aus der Praxis
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das seine Kunden aus der bisherigen Verwaltung nach Deratix überträgt. Die Liste umfasst Hunderte von Kunden, darunter einige mit mehreren Standorten — Lagerhallen, Filialen oder Niederlassungen in verschiedenen Städten.
Ohne den Import würde die Verwaltung die Kunden manuell abtippen und die Techniker würden noch tagelang feststellen, dass in der Datenbank eine Adresse, ein Kontakt oder ein ganzer Standort fehlt. Mit dem Import laden Sie eine vorbereitete Datei hoch, überprüfen in der Vorschau neue und bestehende Datensätze, lassen schwache Übereinstimmungen nur anhand des Namens lieber überspringen und bestätigen, was sinnvoll ist.
Das Ergebnis ist nicht nur eine schneller befüllte Datenbank. Das Ergebnis ist vor allem, dass sowohl das Büro als auch die Techniker am nächsten Tag normal arbeiten können, ohne dem Durcheinander einer manuellen Datenübertragung hinterherzuräumen.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
Der Kundenimport ist nicht deshalb interessant, weil er „importieren kann”. Er ist wichtig, weil er Ihnen hilft, einen der unangenehmsten Teile eines Systemwechsels oder einer Datenbankerweiterung ohne unnötigen Stress zu bewältigen.
Für das Büro bedeutet das weniger manuelles Abtippen und ein geringeres Fehlerrisiko. Für das Unternehmen mehr Kontrolle darüber, was zu bestehenden Kunden ergänzt wird. Und für die Techniker eine schneller vorbereitete Datenbank, mit der sie sofort bei Protokollen und Einsätzen arbeiten können.
Wenn Sie diesen Ablauf im Detail kennenlernen möchten, sehen Sie sich die Kundenverwaltung, die Integrationsübersicht, die Kundendatenbank und — falls Sie das Buchhaltungssystem SuperFaktúra nutzen — die ausführliche Integrationsanleitung an.
