SDB, Verträge, Lagepläne und Zertifikate verteilen sich in einem Unternehmen schnell auf mehrere Ablageorte. Etwas liegt in einer E-Mail, etwas auf dem Laufwerk, etwas hat ein Kollege gespeichert — und manches wird erst gesucht, wenn ein Kunde oder eine Kontrolle es gerade braucht.
Die Dokumentenverwaltung in Deratix bringt all diese Unterlagen an einen Ort und verknüpft sie mit Kunden, Standorten, Materialien und dem Kundenportal. In der Praxis bedeutet das weniger Suchen, weniger Weiterleiten von Anhängen und mehr Sicherheit, dass Sie genau das öffnen, was Sie gerade benötigen.
Wenn jedes Dokument an den richtigen Platz gehört
Der größte Vorteil ist nicht eine weitere Dateiliste. Entscheidend ist, dass Sie ein Dokument genau dort zuordnen, wo es hingehört.
- Zu einem Material gehört beispielsweise ein SDB oder ein Produktzertifikat.
- Zu einem Kunden gehört ein Vertrag oder eine allgemeine Unterlage für das gesamte Unternehmen.
- Zu einem bestimmten Standort können Sie einen Lageplan, Grundriss oder ein anderes Dokument zuordnen, das nur für diesen Ort relevant ist.
- Zu einem Benutzer gehören Sachkundenachweise und Genehmigungen.
- Zu einem Protokoll können Sie einen Anhang direkt zum durchgeführten Einsatz hinterlegen.
Das ist der Unterschied zwischen einem Dokument, das irgendwo existiert, und einem, das Sie tatsächlich dort finden, wo Sie es erwarten.
Bei Standorten zählt auch der Geltungsbereich
Bei Kundendokumenten reicht es nicht zu wissen, zu wem sie gehören. Ebenso wichtig ist, für welche Standorte sie gelten. Manches betrifft das gesamte Unternehmen, manches nur ein einzelnes Lager oder eine Filiale.
Deshalb können Sie festlegen, ob ein Dokument für einen Standort, mehrere ausgewählte Standorte oder alle Standorte eines Kunden gilt. Und wenn es sinnvoll ist, erscheint das Dokument auch auf der Kundenkarte — so erreichen Sie es von zwei Stellen aus, ohne es doppelt hochzuladen.
Das ist besonders praktisch bei Lageplänen, Grundrissen und Unterlagen, die an einen konkreten Ort gebunden sind und nicht an das Unternehmen als Ganzes.
Der Kunde sieht nur, was für ihn bestimmt ist
Viele Unternehmen stehen vor zwei unterschiedlichen Anforderungen gleichzeitig. Intern brauchen Sie zahlreiche Dokumente griffbereit, dem Kunden möchten Sie aber nur die Unterlagen zeigen, die für ihn nützlich sind.
Genau deshalb hat jedes Dokument zwei getrennte Ebenen:
- interne Sichtbarkeit für Ihr Team,
- Portal-Sichtbarkeit für den Kunden.
In der Praxis bedeutet das: Sie können interne Unterlagen auf die Geschäftsführung oder bestimmte Rollen beschränken, dem Kunden aber gleichzeitig SDB, Standortpläne oder Zertifikate freigeben — ohne bei jeder Anfrage erneut einen Anhang heraussuchen und per E-Mail versenden zu müssen.
Deratix behandelt das Portal dabei nicht als Nebensache. Der Kunde sieht die Dokumente, die ihm freigegeben wurden. Hat er mehrere Standorte, kann er auch Dokumente einsehen, die einem bestimmten Standort zugeordnet sind.
SDB werden im Portal automatisch nach verwendetem Material angezeigt
Wenn ein Techniker im Protokoll ein verwendetes Material einträgt, sieht der Kunde anschließend im Portal auch das zugehörige SDB zu dem, was an seinen Standorten tatsächlich eingesetzt wurde.
Es werden jedoch nicht alle SDB aus der Materialliste angezeigt. Sie erscheinen nur, wenn beide folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- zum jeweiligen Material ist ein Dokument vom Typ SDB hochgeladen
- dieses Material wurde in einem Protokoll der letzten 24 Monate verwendet
Sind diese Bedingungen erfüllt, hat der Kunde die SDB im Portal bereit — ohne manuelles Suchen und ohne wiederholtes Versenden von Anhängen.
In der Praxis ist das besonders wichtig, wenn ein Kunde nachträglich Unterlagen zu Einsätzen anfordert, eine interne Prüfung durchführt oder die eingesetzte Chemie belegen muss. Statt Anhänge per E-Mail hin und her zu schicken, stehen die SDB direkt in seinem Portal bereit.
Dokumentengültigkeit im Überblick
Die Dokumentenverwaltung hilft nicht nur bei der Weitergabe von Unterlagen an Kunden. Sie ist genauso wichtig für die interne Ordnung.
Bei Dokumenten können Sie die Gültigkeit verfolgen und schnell filtern nach:
- was bereits abgelaufen ist,
- was sich dem Ablaufdatum nähert,
- was noch gültig ist.
Das ist besonders hilfreich bei Zertifikaten, Sachkundenachweisen und Genehmigungen. Sie müssen nicht warten, bis sich ein Problem von selbst bemerkbar macht. Sie können vorab prüfen, was erneuert werden muss, und bei einer Kontrolle wissen Sie sofort, welches Dokument aktuell ist.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Techniker fährt zum Service in die Filiale einer Handelskette, und der Kunde bittet gleichzeitig um SDB zu den verwendeten Mitteln sowie einen Lageplan für eine interne Prüfung.
Ohne geordnete Dokumente läuft es meist so ab: Der Techniker ruft im Büro an, das Büro durchsucht alte Ordner und der Kunde wartet. Manchmal wird die falsche Version geschickt oder ein Dokument für den konkreten Standort fehlt.
Mit der Dokumentenverwaltung in Deratix öffnen Sie den Kunden oder den jeweiligen Standort, sehen die zugeordneten Unterlagen im Kontext und geben sie bei Bedarf über das Portal frei. Der Kunde kann sie dann selbst finden, und der Techniker muss sich während des Einsatzes nicht mit Verwaltungsaufgaben befassen.
Das Wichtigste auf den Punkt
Die Dokumentenverwaltung hat nicht einfach einen weiteren Ablageort geschaffen. Sie hat Ordnung gebracht — wem ein Dokument gehört, wer es sehen soll und wo Sie es im richtigen Moment finden.
Für das Büro bedeutet das weniger Suchen und weniger Weiterleiten von Anhängen. Für den Techniker weniger Telefonate während des Einsatzes. Für den Kunden einen einfacheren Zugang zu den Unterlagen, die er regelmäßig von Ihnen benötigt.
Wenn Sie diese Funktion im Detail kennenlernen möchten, sehen Sie sich die Dokumentenverwaltung, das Kundendetail und die Dokumente im Kundenportal an.
