In vielen Schädlingsbekämpfungsunternehmen werden Mängel zwar erfasst, aber nur pro forma. Am Ende des Protokolls steht eine Anmerkung, das Foto bleibt in der Galerie des Telefons und beim nächsten Besuch wird erneut recherchiert, was genau das Problem war und wo es gefunden wurde.
Ein solcher Eintrag reicht fürs Archiv, lässt sich aber schlecht weiterverarbeiten. Soll ein Mangel auch nach Wochen noch einen Nutzen haben, braucht er einen eigenen Typ, eine eigene Beschreibung, eigene Fotos und einen Ort, an dem er sich später schnell wiederfinden lässt.
Eine allgemeine Anmerkung reicht nicht aus
In einer Freitextnotiz vermischen sich mit der Zeit reale Probleme vor Ort, interne Hinweise des Technikers und bereits behobene Punkte. Aus einem solchen Text lässt sich weder sinnvoll filtern noch auswerten, wo sich bauliche, hygienische oder organisatorische Probleme wiederholen.
Deratix führt Mängel daher in drei getrennten Gruppen:
- organisatorische,
- bauliche,
- hygienische.
Das ist bereits bei einer Routinekontrolle wichtig. Eine Lücke in der Tür gehört nicht in denselben Satz wie eine falsche Warenlagerung oder ein fehlender interner Ablauf. Jedes Problem erhält seine eigene Kategorie, seinen eigenen Text und seinen eigenen Nachweis. Gleichzeitig bleibt der Mangel getrennt von der Empfehlung an den Kunden, sodass die Zustandsbeschreibung nicht mit dem Verbesserungsvorschlag vermischt wird.
Das Foto gehört zu einem konkreten Problem
Bei jeder Kategorie gibt der Techniker zunächst an, ob vor Ort überhaupt ein Mangel festgestellt wurde. Erst dann öffnet sich der Bereich für Beschreibung und Fotos. So enthält das Protokoll keine halbleeren Abschnitte, sondern nur die Teile, die beim Einsatz tatsächlich etwas festgehalten haben.
Das Foto bleibt dabei nicht als loser Anhang ohne Zusammenhang bestehen. Es ist einem konkreten Problemtyp zugeordnet und wird zusammen mit ihm auch später angezeigt. Beim nächsten Besuch sehen Sie sofort, ob es sich um eine Lücke am Eingang, eine unsachgemäße Palettenlagerung oder ein Hygieneproblem in der Abfallzone handelte.
Für die Praxis sind auch die grundlegenden Rahmenbedingungen wichtig:
- pro Kategorie können Sie bis zu 6 Fotos hinzufügen,
- ein Foto darf maximal 10 MB groß sein,
- unterstützt werden die Formate JPEG, PNG und WebP,
- iPhone-Fotos im HEIC- oder HEIF-Format werden beim Hochladen automatisch verarbeitet.
In der Detailansicht und im fertigen Dokument bleibt derselbe Kontext erhalten
Nach Abschluss des Einsatzes verbleiben die Mängel nicht nur im Formular. Sie erscheinen auch in der Detailansicht des Protokolls, und dieselbe Struktur wird in das fertige Dokument übernommen. Der Kunde liest also keinen allgemeinen Satz über festgestellte Probleme, sondern konkrete Mängeltypen mit Beschreibung und Fotos.
Die Sichtbarkeit dieses Abschnitts lässt sich zudem je nach Bedarf konfigurieren. Er kann nur im Formular und in der internen Detailansicht verbleiben oder auch im PDF und in der Kundenansicht erscheinen.
Wochen später finden Sie sie ohne manuelles Durchsuchen der Historie
Viele Unternehmen schaffen es, ein Problem zu dokumentieren, können es aber später nicht schnell wiederfinden. Wenn ein Kunde eine Übersicht über Standorte mit baulichen Mängeln möchte oder wenn ein interner Manager nur die hygienischen Probleme durchgehen muss, beginnt das manuelle Durchlesen alter Protokolle.
In der Protokollhistorie zeigen Einträge mit Mängeln daher orangefarbene Indikatoren nach Problemtyp an. Beim Überfahren erscheinen eine kurze Beschreibung und die Anzahl der Fotos, und Sie können die Historie danach filtern, ob Sie nur organisatorische, bauliche oder hygienische Mängel sehen möchten.
Aus einer einmaligen Erfassung wird so eine nutzbare Dokumentation. Sie können sie später ohne manuelles Suchen abrufen und bei Folgekontrollen, Reklamationen oder internen Auswertungen nutzen, um festzustellen, wo Probleme wiederkehren.
Einsatzbedingungen im Außendienst
Wenn ein Techniker im Keller, Lager oder in einer Halle ohne stabile Internetverbindung arbeitet, lassen sich Mängel genauso erfassen wie bei einem regulären Einsatz. Beschreibungen und Fotos bleiben beim Protokollentwurf und werden erst nach Rückkehr der Verbindung übermittelt. Das fertige Dokument und dessen Versand entstehen daher erst nach erfolgreicher Synchronisation.
In der Praxis bedeutet das weniger Improvisation. Der Techniker muss das Problem nicht in der Galerie, in Notizen oder Nachrichten zwischenspeichern und es abends manuell ins System nachtragen.
Was sich in der Praxis ändert
Ein festgestelltes Problem bleibt nicht als einzelner Satz am Ende des Protokolls stehen. Es hat seinen eigenen Typ, seinen eigenen Text, seine eigenen Fotos und erscheint in der Detailansicht, im fertigen Dokument und später auch in der Protokollhistorie. Das ist der Unterschied zwischen einem formalen Eintrag und einer Dokumentation, auf die Sie tatsächlich zurückgreifen können.
Wenn Sie diesen Bereich genauer kennenlernen möchten, lesen Sie weiter unter Mängelerfassung, Digitales Protokoll, Fotodokumentation, Protokollhistorie, Protokolldetail und Abschnitte und Sichtbarkeit.
