Ein Kunde, drei Betriebsstätten und an jeder ein anderer Ansprechpartner. An einer Adresse wird der Service abgewickelt, an einer anderen werden Protokolle entgegengenommen, und die dritte hat eine eigene Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Wenn diese Daten nur allgemein auf Firmenebene gespeichert sind, passiert früher oder später das Gleiche: Der Techniker ruft die falsche Nummer an, das Büro schickt das Protokoll an die falsche E-Mail-Adresse und jemand muss es anschließend von Hand korrigieren.
Deshalb hat Deratix die Verwaltung von Betriebsstätten näher an die Praxis gebracht. Jede Adresse kann einen eigenen Kontakt haben, und mit der Zeit ist sie auch zum natürlichen Ort für Protokolle, Dokumente und weitere standortbezogene Unterlagen geworden.
Jede Betriebsstätte kann einen eigenen Kontakt haben
Diese Änderung macht vor allem bei Unternehmen mit mehreren Filialen, Lagern oder Betriebsstätten Sinn. Die Zentrale mag eine sein, doch die Person, die Sie hereinlässt, das Protokoll entgegennimmt oder den Service abwickelt, ist an jedem Standort in der Regel jemand anderes.
Genau deshalb bleibt der Kontakt nicht mehr nur allgemein auf der Kundenkarte hinterlegt. Er wird direkt der Betriebsstätte zugeordnet, wo Sie ihn in der Praxis brauchen.
- Weniger Fehler beim Telefonieren vor dem Einsatz oder während der Maßnahme.
- Genauere Daten in der Kundendatenbank, wenn jede Betriebsstätte ihren eigenen Kontakt führt.
- Bessere Ordnung bei größeren Kunden, wo eine einzelne Firmenkarte nicht ausreicht.
Im Protokollformular wird sofort der richtige Kontakt geladen
Der große praktische Nutzen liegt nicht nur darin, dass Kontakte erfasst werden können. Entscheidend ist, dass sie dann bei der Protokollerstellung ganz selbstverständlich verwendet werden.
Wenn Sie im Formular einen Kunden und eine bestimmte Betriebsstätte auswählen, lädt Deratix die Kontaktperson, E-Mail-Adresse und Telefonnummer direkt von dieser Adresse. Sie müssen sie nicht bei jedem Einsatz von Hand eintragen und sich nicht fragen, ob im Datensatz noch eine veraltete Person oder eine alte Nummer steht.
Eine Betriebsstätte ist nicht mehr nur eine Adresse, sondern ein Arbeitskontext
Später wurde die Verwaltung der Betriebsstätten um eine übersichtlichere Kundendetailansicht und ein eigenständigeres Arbeiten mit einzelnen Standorten erweitert. Das ist wichtig, weil es bei größeren Kunden nicht reicht zu wissen, wohin der Techniker fährt. Sie brauchen an der konkreten Betriebsstätte auch deren Protokolle, Dokumente und weitere Unterlagen gebündelt.
In der Praxis bedeutet das, dass Sie nicht mehr nur mit der Firmenkarte als Ganzes arbeiten. Sie öffnen einen konkreten Standort und bearbeiten genau das, was diese Adresse betrifft.
Beim Versand von Protokollen sinkt die Fehlerquote
Diese Änderung hat nicht nur bei Telefonnummern und Namen geholfen. Sie hat auch den eigentlichen Protokollversand verbessert.
In der Praxis bedeutet das:
- Sie können das Protokoll an die E-Mail der Betriebsstätte senden, nicht nur an die allgemeine Firmenadresse,
- die Firmen-E-Mail steht ebenfalls zur Verfügung für die interne Dokumentation oder Archivierung,
- beim erneuten Versand haben Sie einen besseren Überblick, an wen das Protokoll ursprünglich gesendet wurde und ob sich die Kontakte zwischenzeitlich geändert haben.
Das ist besonders bei Kunden wichtig, bei denen sich Adressen und Kontakte häufiger ändern. Anstatt dass das Protokoll unbemerkt im Postfach der falschen Person landet, haben Sie mehr Kontrolle darüber, wohin es tatsächlich geht.
Ein Beispiel aus der Praxis
Stellen Sie sich einen Kunden vor, der seine Zentrale in Berlin hat, ein Lager in Hamburg und eine Produktion in München. Der Techniker fährt zum Lager, aber das Protokoll nach dem Einsatz muss der Standortleiter in Hamburg erhalten. Gleichzeitig möchte das Unternehmen eine Kopie an eine gemeinsame Firmen-E-Mail-Adresse schicken.
Ohne Kontakte auf Betriebsstättenebene kann es leicht passieren, dass der Techniker in der Zentrale anruft, das Büro das Protokoll an die allgemeine Adresse schickt und die richtige Person es erst verspätet erhält. Mit der neuen Lösung wählen Sie die konkrete Betriebsstätte aus, die richtigen Kontakte werden geladen und beim Versand wissen Sie genau, wohin das Dokument gehört.
Was daran am wichtigsten ist
Der größte Nutzen dieser Änderung liegt nicht darin, dass im Kundendetail mehr Felder hinzugekommen sind. Entscheidend ist, dass eine Betriebsstätte aufhört, nur eine Adresse in einer Liste zu sein.
Sie hat eigene Kontakte, eigene Unterlagen und einen eigenen Kontext für die tägliche Arbeit. Das reduziert die kleinen alltäglichen Fehler, die sowohl dem Büro als auch den Technikern unnötig Zeit kosten.
Wenn Sie diese Funktion genauer kennenlernen möchten, sehen Sie sich die Kundenverwaltung, die Protokollerstellung, das Kundendetail und die Benachrichtigungen an.
