Keller, Produktionshallen, Technikräume. Genau an den Orten, an denen die meisten DDD-Einsätze stattfinden, ist das Signal am wenigsten zuverlässig. Wenn ein Techniker Teile der Daten wegen eines Internetausfalls auf später verschieben muss, entsteht genau die Art von Mehrarbeit, die sich vermeiden lässt.
Der Offline-Modus in Deratix ermöglicht es, ein Protokoll vor Ort abzuschließen — unabhängig vom Verbindungsstatus. Formulare, Fotos, Unterschriften und angefangene Entwürfe bleiben auf dem Gerät. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, wird der wartende Einsatz synchronisiert und das Büro kann damit weiterarbeiten.
Das gesamte Formular funktioniert auch ohne Verbindung
Der Techniker hat offline Zugriff auf das vollständige Protokollformular. Er kann einen Kunden und einen Standort aus den Daten auswählen, die das Gerät bei der letzten Verbindung heruntergeladen hat. Er ergänzt den Einsatzverlauf, Schädlinge, Materialien, Geräte, Empfehlungen, Fotos und Unterschriften.
Wichtig ist zu wissen, wo die Grenze liegt. Ein Protokoll kann offline erstellt und unterschrieben werden, aber das endgültige Dokument und dessen Versand an den Kunden entstehen erst nach erfolgreicher Synchronisation. Für den Techniker ist entscheidend, dass er die Daten nur einmal eingibt und nichts nachträglich ergänzen muss.
Angefangene Protokolle gehen nicht verloren
Häufiger als ein kompletter Internetausfall ist eine Unterbrechung der Arbeit. Ein Telefonat, ein Wechsel zu einem anderen Standort, eine geschlossene App oder ein leerer Akku. Wenn dabei das angefangene Protokoll verloren geht, hilft der Offline-Modus wenig.
Deshalb werden angefangene Protokolle laufend als Entwürfe auf dem Gerät gespeichert. Beim erneuten Öffnen der App macht der Techniker genau dort weiter, wo er aufgehört hat. Es gibt ein Limit von 10 angefangenen Protokollen mit automatischem Ablauf nach 30 Tagen.
In der Praxis bedeutet das weniger Improvisation. Statt Details in Notizen festzuhalten oder mündlich nach ein paar Stunden zu ergänzen, bleibt der aktuelle Stand in der App erhalten.
Die Synchronisation wartet auf eine echte Verbindung
Im Außendienst reicht es nicht, wenn das Telefon Wi-Fi oder mobile Daten anzeigt. Das Gerät kann mit einem Netzwerk verbunden sein, das tatsächlich keinen Internetzugang hat, oder die Verbindung funktioniert nur sporadisch.
Deratix überprüft daher vor der Synchronisation, ob das Internet tatsächlich funktioniert. Wartende Protokolle werden erst nach Bestätigung einer echten Verbindung gesendet. Wenn der Upload fehlschlägt, versucht das System es erneut. Das Protokoll bleibt als wartend oder fehlgeschlagen sichtbar und der Techniker weiß jederzeit, in welchem Status es sich befindet.
Nach erfolgreicher Synchronisation erscheinen die Protokolle in der Liste, Kundendaten und Kataloge werden aktualisiert und das Büro kann mit den neuen Einsätzen weiterarbeiten.
Fotos und Unterschriften bleiben beim selben Datensatz
Bei einem Offline-Einsatz werden nicht nur Textfelder gespeichert. Fotos und Unterschriften werden auf dem Gerät abgelegt und bleiben mit demselben Protokoll verknüpft. Nach der Verbindung werden sie gemeinsam gesendet — der Techniker hängt nichts manuell an und das Büro muss keine Anhänge aus der Galerie oder E-Mail sortieren.
Das gilt sowohl für die eigenständige Fotodokumentation als auch für Fotos bei Mängeln. Unterschriften von Kunde und Techniker bleiben Teil des Datensatzes und werden nach der Synchronisation im endgültigen Dokument berücksichtigt.
Was offline funktioniert und was eine Verbindung braucht
Der Offline-Modus deckt nicht alles gleichermaßen ab. Im Überblick:
- offline verfügbar: Protokollformular, Fotos, Unterschriften, Entwürfe, Durchsuchen gespeicherter Kunden und Kataloge, Anzeigen bereits heruntergeladener Protokolle,
- benötigt Internet: Anlegen eines neuen Kunden, Herunterladen des endgültigen Dokuments, Statistiken, E-Mail-Benachrichtigungen und Laden neuer Daten vom Server.
Voraussetzung ist, dass der Techniker vor dem Außeneinsatz Kundendaten und Kataloge heruntergeladen hat. Diese werden automatisch aktualisiert, sobald das Gerät verbunden ist.
Sie können die App auf dem Startbildschirm Ihres Telefons ablegen. Sie öffnet sich in einem eigenen Fenster und wirkt im Außendienst wie ein eigenständiges Arbeitswerkzeug — nicht wie ein Browser-Tab.
Praxisbeispiel
Ein Techniker führt einen routinemäßigen Einsatz in einer Produktionshalle durch. In einem Teil der Anlage hat er schwaches Signal, im Lager gar keines. Er beginnt das Protokoll, ergänzt den Kunden und den Einsatzverlauf, fotografiert den Zustand und lässt die Kontaktperson unterschreiben. Nach Verlassen der Halle wird das Protokoll synchronisiert. Das Büro erhält einen fertigen Einsatz mit Fotos und Unterschriften — ohne weiteres Zutun des Technikers.
Wenn Sie den Offline-Modus im Detail kennenlernen möchten, lesen Sie weiter unter Offline-Modus, Digitales Protokoll, Fotodokumentation, Dokumentation zum Offline-Modus und Protokoll erstellen.
