Protokoll gesendet, Rechnung bereit
Der Techniker sendet das Protokoll. Im Büro öffnen Sie es, wechseln zum Reiter Fakturierung und der Rechnungsentwurf liegt bereit. Der Kunde kommt aus der Kundenkarte samt Firmen- und Umsatzsteuer-ID. Die Positionen stammen aus dem Protokoll: erbrachte Leistung, Materialien mit Mengen und Geräte. Das Lieferdatum ist das Einsatzdatum, die Fälligkeit ergibt sich aus den Einstellungen. Nichts wird in ein anderes Programm übertragen.
Preise stehen in den Katalogen
Die Preise stehen in den Katalogen, die Sie bereits für Protokolle nutzen. Materialien und Geräte erhalten Code und Verkaufspreis. Im Katalog Leistungen legen Sie fest, was für die einzelnen Arbeitsarten und Unterarten berechnet wird. Der Entwurf enthält dann die richtigen Beträge. Eine Position ohne Preis wird markiert; den Preis ergänzen Sie im Katalog oder direkt im Entwurf.
- Materialien und Geräte: Code, Einkaufs- und Verkaufspreis, Einheit
- Leistungen: Preis je Arbeitsart oder Unterart
- MwSt.-Sätze: Katalog mit Standardsatz
Einrichtung nach Ihrem Unternehmen
In den Fakturierungseinstellungen tragen Sie Lieferantendaten, MwSt.-Modus, Sätze, Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften, die Standardfälligkeit und die Texte auf dem Beleg ein. Die Einstellungen haben eine eigene Berechtigung. Wenn Sie Belege an SuperFaktúra senden möchten, hinterlegen Sie die Zugangsdaten in den Integrationen und prüfen sie mit dem Verbindungstest.
Rechnung ausstellen
Vor der Ausstellung werden die Pflichtangaben geprüft. Fehlt die Fälligkeit oder die Kundenadresse, stellen Sie erst nach dem Ergänzen aus. Eine fehlende Umsatzsteuer-ID bei einer Firma ist nur ein Hinweis. Die ausgestellte Rechnung erhält eine Nummer aus dem Nummernkreis und ein Zahlungskennzeichen, wird gesperrt und das Protokoll erhält das Kennzeichen Fakturiert. Das PDF laden Sie jederzeit herunter. Ein ausgestellter Beleg ändert sich nicht mehr, korrigiert wird mit einer Gutschrift.
Anbindung an SuperFaktúra
Rechnungen stellen Sie in Deratix auch ohne SuperFaktúra aus. Führen Sie dort Ihre Buchhaltung, senden Sie die ausgestellte Rechnung mit einem Klick. Zusammen mit dem Beleg geht eine E-Mail mit dem Protokoll-PDF hinaus. Die Beträge werden wie in SuperFaktúra berechnet und stimmen in beiden Systemen überein. Bricht die Verbindung beim Senden ab, entsteht der Beleg nicht doppelt. Am Protokoll sehen Sie das Kennzeichen In SuperFaktúra. Testen Sie die Anbindung zuerst mit einem Testkonto und schalten Sie dann live.
Wer Preise sieht und wer fakturiert
Die Fakturierung hat fünf Berechtigungen: Rechnungen und Preise sehen, Entwürfe vorbereiten, ausstellen, an SuperFaktúra senden und Einstellungen. Sie verteilen sie in der Berechtigungsmatrix. Standardmäßig fakturiert die Leitung oder die Buchhaltung. Techniker sehen weder Rechnungen noch Preise, der Reiter Fakturierung erscheint bei ihnen nicht. Preise stehen auch nicht im Protokoll, das für die Offline-Arbeit auf dem Telefon liegt.
