Wenn im Unternehmen weitere Techniker und Büromitarbeiter hinzukommen, stellt sich schnell eine praktische Frage: Wer soll vollen Zugriff haben und wer nur den Teil des Systems, den er tatsächlich braucht? Wenn das nicht klar geregelt ist, bleibt alles an einer Person hängen — oder zu viele Personen haben unnötig weitreichende Rechte.
Deshalb hat Deratix die Teamverwaltung auf eine praxistauglichere Ebene gebracht. Eine Person kann das gesamte System über die Rolle Admin unter Kontrolle haben, den anderen richten Sie den Zugang nach ihrer tatsächlichen Arbeit ein, und bei Änderungen im Team bleibt nachvollziehbar, wer was geändert hat.
Ein klarer Verwalter statt Improvisation
In jedem Unternehmen gibt es mindestens eine Person, die sich um den Betrieb der Anwendung als Ganzes kümmert. Meist ist es der Inhaber, ein Betriebsleiter oder jemand aus dem Büro, der für die Einrichtung des Unternehmens, des Teams und der laufenden Verwaltung zuständig ist.
Genau für diese Aufgabe gibt es jetzt die Rolle Admin. Sie müssen den Zugang nicht einzeln zusammenstellen. Von Anfang an hat diese Rolle Zugriff auf Benutzer, Berechtigungen, Einstellungen, Kunden, Protokolle und alle weiteren wichtigen Teile des Systems.
Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie einen klaren Verantwortlichen für die Anwendung haben möchten und sich nicht darum kümmern wollen, ob ihm irgendwo noch eine Berechtigung fehlt.
Die übrigen Rollen passen Sie an die Realität Ihres Unternehmens an
Nicht jeder im Unternehmen braucht vollen Zugriff. Ein Techniker muss zuverlässig Protokolle erstellen und mit Kunden arbeiten können. Das Büro kümmert sich um einen anderen Teil der Aufgaben. Ein Teamleiter hat vielleicht einen breiteren Aufgabenbereich, muss aber trotzdem nicht alles verwalten.
Deshalb ist es wichtig, dass Deratix nicht bei einer neuen Rolle stehen bleibt. In einer einzigen Berechtigungsmatrix sehen Sie, was welche Rolle darf, und können es so anpassen, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.
Ebenso wichtig ist, dass Sie bei den einzelnen Berechtigungen nicht mehr raten müssen. In den Einstellungen lässt sich eine Erklärung öffnen, was die jeweilige Option bewirkt und wann es sinnvoll ist, sie zu aktivieren. Das spart Zeit — besonders wenn Sie den Zugang für einen neuen Kollegen einrichten und nicht nach dem Prinzip Versuch und Irrtum vorgehen möchten.
Bei Änderungen im Team bleibt Ordnung
Wenn sich mehr als eine Person um die Teamverwaltung kümmert, ist es hilfreich, auch darüber Ordnung zu haben, was sich im Team geändert hat. Der Aktivitätsverlauf zeigt daher die Erstellung eines Benutzerkontos, das Zuweisen einer Rolle und das Ändern einer Rolle.
Das hilft vor allem in Situationen, in denen sich im Unternehmen plötzlich etwas anders verhält und Sie schnell herausfinden müssen, warum. Statt in Nachrichten zu suchen oder Kollegen zu fragen, öffnen Sie den Verlauf und sehen, wer die Änderung vorgenommen hat und wann.
Ein Beispiel aus der Praxis
Der Firmeninhaber möchte, dass das Büro Techniker hinzufügen, deren Zugänge einrichten und die laufende Teamverwaltung erledigen kann. Gleichzeitig sollen nicht alle mit denselben Rechten arbeiten.
Einer Person weist er daher die Rolle Admin zu. Die Techniker behalten ihre übliche Rolle, das Büro bekommt nur die Teile des Systems, die es für seine Arbeit braucht, und die übrigen Zugänge werden in den Berechtigungseinstellungen feinjustiert. Wenn ein neuer Kollege ins Team kommt oder sich bei jemandem die Rolle ändert, bleibt darüber ein Eintrag im Aktivitätsverlauf.
Diese Art der Einrichtung ist besonders dann praktisch, wenn das Unternehmen wächst und Zugänge nicht mehr informell geregelt werden sollen.
Was daran am wichtigsten ist
Der größte Nutzen besteht nicht darin, dass eine neue Rolle hinzugekommen ist. Entscheidend ist, dass die Teamverwaltung aufhört, eine Improvisation zu sein.
Eine Person kann die Anwendung unter Kontrolle haben, die übrigen bekommen nur den Teil des Systems, den sie tatsächlich brauchen, und Änderungen an Zugriffsrechten bleiben nachvollziehbar. Das ist genau der Unterschied zwischen einem Team, das strukturiert wächst, und einem Team, in dem Zugänge erst dann geregelt werden, wenn ein Problem auftritt.
Wenn Sie diesen Bereich genauer kennenlernen möchten, schauen Sie sich die Teamverwaltung, die Benutzerverwaltung, die Berechtigungen und den Aktivitätsverlauf an.
